E-Fatura uygulaması, dijital dönüşüm sürecinde fatura işlemlerini elektronik ortama taşıyan ve süreci kolaylaştıran çözümlerden biridir. Ticari işlemlerde kâğıt kullanımını azaltarak operasyonel verimliliğin artmasına ve işlemlerin hızlanmasına yardımcı olur. e-Faturaya ilişkin tüm işlemler Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlar doğrultusunda yürütülür. Elektronik ortamda oluşturulan faturaların hatalı veya eksik düzenleme gibi nedenlerle reddedilmesi de belirli standartlara uygun yapılması gereken işlemlerden biridir.
Alıcı ve satıcı taraflar açısından birtakım mali ve hukuki kritik sonuçlar doğurabilen e-fatura reddi sürecinin titizlikle yürütülmesi gerekir. Bu nedenle e-fatura reddetme işlemine dair yasal prosedürler ve yapılması gereken işlemler hakkında detaylı bilgi edinmek, e-fatura süreçlerinin etkin yönetimi için oldukça önemlidir. Peki, e-fatura reddetme işlemleri nereden ve nasıl yapılır? Alıcı veya satıcı olarak e-fatura reddi sürecinde dikkat etmeniz gereken noktaları kapsamlı ele aldık.
e-Fatura Reddetme Nedir?
Dijital dönüşümün yaygınlaşmasıyla e-fatura sistemi de ticari faaliyetlerin vazgeçilmez unsurlarından biri hâline gelmiştir. e-Fatura, Vergi Usul Kanunu (VUK) gereği bir faturada yer alması gereken bilgileri içeren ve satıcıyla alıcı arasındaki iletimin merkezî bir platform üzerinden gerçekleştirilmesini sağlayan elektronik belgedir. e-Fatura fiziki faturayla aynı niteliklere ve hukuki geçerliliğe sahip olsa da itiraz ve iade usulü bakımından fiziki faturadan farklılaşır. Veri formatı ve standartları GİB tarafından belirlenen bu uygulamada tüm işlemler dijital ortamda yürütülür.
Usulüne uygun düzenlenen ve yasal süre içerisinde iptal talebinde bulunulmayan faturalar alıcı tarafından kabul edilmiş sayılır. Ancak hatalı fatura düzenleme veya taraflar arasında uyuşmazlık yaşanması gibi durumlarda faturanın iptal edilmesi gerekebilir. e-Fatura reddetme, faturanın alıcı tarafından kabul edilmediği ve tüm içeriğine itiraz edildiği anlamına gelir. Reddetme işlemiyle alıcı kendisine gönderilen e-faturayı çeşitli gerekçelerle geçersiz sayarak resmî olarak kabul etmeme hakkını kullanmış olur. Böylelikle alıcının fatura bedelini ödeme yükümlülüğü de ortadan kalkar.
e-Fatura reddi taraflar arasındaki yükümlülüklerin eksiksiz belirlenmesi ve hukuki işlem güvenliğinin sağlanması bakımından kritik bir uygulamadır. Olası hak kayıplarının önüne geçebilmek için e-faturalar dikkatlice incelenmeli ve yasal süre içerisinde reddedilmelidir. Aksi takdirde borç ve vergi yükümlülükleri ortaya çıkabilir veya hukuki uyuşmazlıklarla karşılaşılabilir.
e-Fatura Reddi Nereden Yapılır?
e-Faturanın reddi farklı yöntemlerle gerçekleştirebilir. Tüm ret işlemlerinin dijital ortamda kayıt altına alınması zorunludur. Reddetme işlemleri için Gelir İdaresi Başkanlığının e-Fatura İptal/İtiraz Portalı kullanılır. Fatura senaryosuna göre sistemde izlenecek yollar da farklılık gösterebilir.
e-Fatura reddi şu yöntemlerle gerçekleştirebilir:
- Gelir İdaresi Başkanlığı e-fatura iptal/itiraz portalı
- Türk Ticaret Kanunu kapsamındaki haricî itiraz yöntemleri
- Özel entegratör sistemleri
Gelir İdaresi Başkanlığı e-Fatura İptal/İtiraz Portalı
e-Faturayı düzenleyen satıcı veya bazı durumlarda alıcı tarafından e-Fatura İptal/İtiraz Portalı üzerinden talep oluşturulması gerekir. Bu noktada temel e-fatura ve ticari e-fatura ayrımına dikkat etmek gerekir.
- Temel e-Fatura Senaryosu: Temel e-fatura senaryosunda faturanın gönderilmesiyle işlemin tamamlandığı varsayılır. Alıcılar faturayla ilgili itirazlarını haricî yollarla gerçekleştirebilir ve alıcının faturayı sistemden reddetme olanağı yoktur. Bu nedenle alıcı veya satıcı iptal talebini GİB Portalı üzerinden faturanın tutarını ve numarasını girerek oluşturmalıdır. e-Faturaya taraf mükellefler, e-faturanın alıcısına iletildiği tarihten itibaren 8 günlük süre içerisinde mali mühürlerini veya elektronik imzalarını kullanarak iptal talebi oluşturabilir, kendilerine iletilen iptal taleplerini onaylayabilir. Onayın ardından e-fatura reddi gerçekleşir.
- Ticari e-Fatura Senaryosu: Ticari e-fatura uygulamasında kendisine e-fatura gönderilen tarafın sistemden kabul, ret veya iade cevabı göndermesi beklenir. Bu senaryoda ret işlemi faturayı gönderen tarafından gerçekleştirilemez. Alıcı kendisine gönderilen ticari e-faturayı en geç 8 gün içinde reddetmelidir. Bu süre içerisinde reddedilmeyen ticari e-faturaların iptali için alıcının faturayı gönderen tarafa haricî yollarla fatura iptal talebini içeren bir yazı göndermesi gerekir. Bu durumda satıcının itirazı kabul etmesiyle fatura reddedilmiş sayılır.
Türk Ticaret Kanunu Kapsamındaki Haricî İtiraz Yöntemleri
e-Faturaya itiraz Türk Ticaret Kanunu’nun 18/3 maddesi uyarınca noter, taahhütlü mektup, telgraf veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta (KEP) sistemiyle yapılabilir. Aynı kanunun 21/2 maddesindeyse fatura alan kişinin faturayı aldığı tarihten itibaren 8 gün içerisinde itirazda bulunmaması hâlinde faturayı kabul ettiğinin varsayılacağı yer alır. Bu sebeple Türk Ticaret Kanunu’nda sayılan haricî itiraz yöntemlerinin 8 günlük sürenin bitiminden itibaren kullanılabileceğini söylemek mümkündür. Satıcının itirazı kabul etmesi hâlinde fatura reddedilir.
509 Sıra Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında düzenlenen e-belgelere ilişkin iptal ve itiraz işlemlerinin elektronik ortamda GİB bilgi işlem sistemine bildirilmesi zorunluluğu getirilmiştir. İtiraz bildirimlerinin sistemden yapılabilmesi için öncelikle söz konusu e-faturaya Türk Ticaret Kanunu’nda belirtilen yöntem ve süreler dâhilinde itiraz edilmesi gerekir. Özetle GİB sistemine yapılan bildirim tek başına itiraz anlamına gelmez, yalnızca işlemlerin kayıt altına alınmasını amaçlar.
Özel Entegratör Sistemleri
GİB tarafından liste hâlinde yayımlanan özel entegrasyon izni alan kurumların yazılım sistemleri sayesinde e-faturaya ilişkin işlemler gerçekleştirilebilir. Yazılımların sunduğu GİB entegreli paneller, e-fatura ret işlemini tamamlamayı mümkün kılar. Böylece yapılan işlem GİB sistemine otomatik aktarılır.
e-Fatura Reddetme Hangi Durumlarda Yapılır?
e-Faturaların reddi ancak belirli, kabul edilebilir ve ispatlanabilir gerekçeler doğrultusunda yapılabilir. Bu sayede ticari faaliyetlerde şeffaflık sağlanırken alıcının ve satıcının hakları da güvence altına alınır. Geçerli gerekçelere dayalı ret işlemleri mali denetimlerde de tarafların sorumluluklarını açıkça ortaya koyar.
Başlıca e-fatura reddetme nedenleri şu şekildedir:
- Faturanın Hatalı Düzenlenmesi: Faturada yer alan bilgilerde hesaplama hatası veya bilgi yanlışı olması durumunda alıcı faturayı reddetme hakkına sahiptir. Ürün veya hizmet adının yanlış belirtilmesi, KDV’nin yanlış hesaplanması, birim fiyata veya miktara ait bilgilerin hatalı olması bu duruma örnek gösterilebilir.
- Hizmet veya Mal Tesliminin Yapılmaması: Satın alınan ürüne veya hizmete yönelik fatura düzenlenmiş olsa da söz konusu ürün veya hizmet alıcıya teslim edilmemiş olabilir. Bu durumda teslimat gerçekleşmeden düzenlenen fatura hak kaybına yol açabilir ve faturanın reddedilmesi gerekir.
- Faturanın Sözleşmeye Aykırı Olması: Taraflar ürünlere veya hizmetlere yönelik faturanın içeriğini aralarında düzenlediği sözleşmeyle kararlaştırabilir. Düzenlenen fatura önceden belirlenen sözleşme koşullarına uymuyorsa faturanın reddedilmesi hakkı doğar. Örneğin sözleşmede belirlenen fiyatla faturada gösterilen tutar farklıysa e-fatura reddedilebilir.
- Alıcı Tarafın Yanlış Gösterilmesi: Alıcı bilgilerinin faturaya eksiksiz ve doğru girilmesi yasal geçerlilik şartlarından biridir. Alıcıya ait ad soyadı bilgilerinin yanlış girilmesi, şirketlerin ticari ünvanlarının veya vergi numaralarının hatalı düzenlenmesi gibi durumlar e-faturanın reddini gerektirir.
- Mükerrer Fatura: Operasyonel veya diğer nedenlerle birden fazla kez düzenlenen fatura reddedilebilir.
- Sahte Fatura: Taraflar arasında mevcut olmayan bir ticari işlem için düzenlenen faturalar sahte veya faaliyet dışı fatura olarak adlandırılır. Bu faturalar reddedilmesinin yanı sıra vergi usulsüzlüğü kapsamında cezai işlemlere de konu olabilir.
- Faturanın Geç Gönderilmesi: Vergi Usul Kanunu’nun 231. maddesinin 5. fıkrasında faturanın malın tesliminden veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç 7 gün içinde düzenleneceği, bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturaların hiç düzenlenmemiş sayılacağı yer alır. Bu nedenle zamanında düzenlenmeyerek geç gönderilen faturaların alıcı tarafından reddedilebileceği söylenebilir.
e-Fatura İtirazının Şartları Nelerdir?
e-Faturalara yönelik itirazların geçerli olabilmesi için bazı şartların yerine getirilmesi gerekir. Bu şartlar Türk Ticaret Kanunu çerçevesinde belirlenmiş olup fiziki faturalarla benzerlikler taşır. Peki, e-Fatura itirazı için gerekli şartlar nelerdir?
- Süre Şartı: e-Fatura itiraz süresi Türk Ticaret Kanunu’nun hükümlerine göre belirlenmiştir. Faturayı alan kişi kanuni süre içerisinde itiraz etmezse faturanın içeriği kabul edilmiş sayılır.
- Yazılılık Şartı: Fatura itirazının mutlaka yazılı gerçekleştirilmesi gerekir. Sözlü itiraz bildirimleri geçerli kabul edilmez ve kanıt niteliği taşımaz. Noter aracılığıyla ihtar, iadeli taahhütlü mektup, telgraf ve kayıtlı elektronik posta (KEP) sistemi üzerinden güvenli elektronik imza kullanarak yapılan itiraz bildirimleri yazılılık şartını sağlar.
- Resmî Platform Kullanımı: İtirazın hukuki geçerlilik kazanabilmesi için resmî kanallar aracılığıyla gerçekleştirilmesi gerekir. Bunun için GİB İptal/İtiraz Portalı, KEP sistemi, noter veya özel entegratör yazılımları kullanılabilir. Bu yöntemler işlemin belgelenebilirliğini ve takibini de kolaylaştırır.
- e-İmza veya Mali Mühür Kullanımı: e-İmza ve mali mühür sertifikaları, elektronik bir belgede yer alan verilerin değiştirilmesini ve silinmesini engelleyerek belgenin bütünlüğünü korumayı amaçlar. e-Fatura itiraz sürecinde de mali mührün veya elektronik imzanın kullanılması gerekir. Bu sayede itirazı yapan kişi veya kurum yani işlem sahibi, tarih, saat gibi bilgiler kayıt altına alınır.
- Gerekçelendirme: e-Fatura itirazının geçerli sayılabilmesi için gerekçelendirilebilir ve açık nedenler gereklidir. Makul olmayan ve ispatlanamayan itiraz gerekçeleri e-fatura itirazlarının reddine sebebiyet verebilir. Geçerliliği ve dayanağı olmayan itirazlar kabul edildiği takdirde ticari ve hukuki güven de zedelenebilir.
- Muhatabın Doğru Belirlenmesi: İtiraz bildirimi doğrudan faturayı düzenleyen tarafa yapılmalıdır. Örneğin fatura XYZ limited şirketi tarafından düzenlenmişse XYZ anonim şirketine yapılacak itiraz geçersiz sayılır.
Alıcı Olarak e-Fatura İtirazı Nasıl Yapılır?
Alıcı kendisine gönderilen faturayı dikkatle inceleyerek faturada yer alan tüm bilgileri kontrol etmelidir. Faturada bir hata olduğunu fark ederse itiraz süresine de dikkat ederek e-fatura itirazını yapmalıdır. Bunun için aşağıdaki adımlar takip edilebilir:
- e-Fatura kayıtlı kullanıcısı olan mükellefler mali mühürleriyle veya elektronik imzalarıyla e-Fatura İptal/İtiraz Portalı uygulamasına giriş yapabilir.
- Açılan ekrandan “Fatura İtiraz Talebi Oluşturmak İçin Tıklayınız.” butonuna basılır.
- Ardından işlem sahibi alanında açılan seçeneklerden “Alıcı” alanı işaretlenir.
- “Fatura No” kısmına faturanın 16 haneli seri numarası, “Ödenecek Tutar” alanına faturada belirtilen ödenecek tutar yazılır.
- Akıllı kart sürücü ve şifre bilgileri girildikten sonra “Talep Oluştur.” butonuna tıklanır.
Girilen bilgilerde herhangi bir tutarsızlık olması durumunda sistemden hata uyarısı alınır ve bu durumda kullanıcının işlemi tekrarlaması gerekir. Akıllı karttaki bilgiler kontrol edilip onaylandıktan sonraysa ekranda “İtiraz talebiniz başarıyla oluşturulmuştur.” cümlesi belirir. e-Fatura için itiraz talebiniz faturayı düzenleyen mükellefin e-Fatura İptal/İtiraz Portalı ekranına iletilmiş olur.
Satıcı Olarak e-Fatura Reddi Nasıl Yapılır?
e-Fatura düzenleyicisinin yani satıcının ret işlemleri için izlemesi gereken adımlar şunlardır:
- Öncelikle GİB e-Fatura İptal/İtiraz Portalı uygulamasına elektronik imza yardımıyla giriş yapılır.
- Düzenledikleri e-fatura için itiraz talebi oluşturmak isteyen mükellefler ekranda “İşlem Sahibini Seçiniz.” alanına tıklayarak açılan seçeneklerden “Satıcı” alanını seçmelidir.
- “Fatura No” alanına satıcının e-fatura uygulaması üzerinden düzenlediği ve itiraz etmek istediği faturanın 16 haneli seri numarası, “Ödenecek Tutar” kısmınaysa faturada belirtilen tutar yazılır.
- Akıllı kart sürücü ve şifre bilgileri girildikten sonra talep oluşturulur ve bu talep alıcı mükellefe sistemden iletilir.
Yukarıda sayılan adımlara ek olarak hem alıcıların hem satıcıların e-faturaya haricî yolla itiraz etmesi hâlinde dikkat etmesi gereken bazı noktalar bulunur. e-Fatura itirazının haricî yöntemlerle gerçekleştirilmesi durumunda bu işlemin GİB sistemine bildirilmesi gerekir.
Bu süreçte şu adımlara dikkat edilmelidir:
- “İtiraz Belge Numarası” alanına Türk Ticaret Kanunu’nun madde 18/3 hükmü gereğince noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak KEP sistemiyle yapılan işlemler sonucunda oluşan belgenin numarası girilmelidir.
- “İtiraz Belge Tarihi” alanına itiraz yöntemlerinden birinin uygulanmasıyla oluşturulan belgenin tarihi girilmelidir.
- Son olarak “İtiraz Yöntemi” kısmında ilgili kanunda sayılan itiraz yöntemlerinden birinin seçilmesi gerekir.
Böylece itiraz işlemine dair tüm bilgiler resmî olarak bildirilmiş ve kaydedilmiş olur.
e-Fatura İtirazının Durumu Nasıl Takip Edilir?
e-Fatura itirazının durumu GİB e-Fatura İptal/İtiraz Portalı üzerinden takip edilebilir. e-Faturanın kayıtlı kullanıcısı olan mükellefler bu portala giriş yaparak düzenledikleri e-faturalar için kendilerine ulaşan itiraz taleplerinin “Onaylama/Reddetme” işlemlerini gerçekleştirebilir.
e-Fatura itirazının durumu hem alıcılar hem satıcılar tarafından şu şekilde takip edilebilir:
- Faturayı düzenleyen mükellefe iletilen talebin onaylanıp onaylanmama durumu, giriş ekranında yer alan “Fatura İtiraz Taleplerinin Durumlarını Görmek ve Adınıza Gelen İtiraz Taleplerine Onay Vermek İçin Tıklayınız.” sekmesinden takip edilebilir.
- İlgili butona tıkladıktan sonra tarih aralığını seçtiğinizde “İtiraz Ettiğiniz Faturalar” ekranında faturaların durumları listelenir.
- Fatura itiraz talebi onaylanırsa talep durumu “Fatura İtirazı Kabul Edildi.” olarak güncellenir ve onay zamanı ilgili satıra yansır. Fatura itiraz talepleri reddedilirse talep durumu “Talep Reddedildi.” olarak zaman bilgisiyle birlikte ilgili satıra kaydedilir.
Buna ek olarak süreç özel entegratör sistemlerinden de takip edilebilir. Bu sistemlerin sağladığı detaylı raporlar fatura itirazına ait bilgileri GİB paneliyle entegre şekilde yansıtabilir.
e-Fatura itiraz durumu titizlikle takip edilmeli, itirazın muhataba ulaşıp ulaşmadığı ve talep sonucu detaylıca incelenmelidir. Özellikle itirazı kabul edilen faturalar ilgili dönemin muhasebe kayıtlarına doğru girilmelidir. Finansal ve hukuki sürecin sağlıklı yönetilmesi, e-fatura itirazının eksiksiz yapılması ve takibinin gerçekleştirilmesi için profesyonel destek almak önemlidir. Böylece prosedürlerin yoğunluğu sebebiyle ekstra dikkat gerektiren bu süreçte olası hataların önüne geçilebilir.
e-Fatura Reddetme Süresi Ne Kadardır?
e-Fatura reddetme süresi hesaplanırken faturanın tebliğ edildiği gün dikkate alınır. Türk Ticaret Kanunu’nun (TTK) 21/2 maddesine göre bir faturayı alan kimse, faturayı aldığı tarihten itibaren 8 gün içinde faturanın içeriği hakkında itirazda bulunmamışsa içeriği kabul etmiş sayılır. Bu nedenle;
- e-Fatura uygulamasında ticari fatura senaryosunda düzenlenen faturalara yönelik itiraz işlemleri faturanın alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 günlük süre içinde yapılır. İşlem e-Fatura sistemi içinden ret uygulama yanıtıyla ya da haricî yöntemlerle (Türk Ticaret Kanunu madde 18/3’te sayılan noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemiyle) yapılabilir.
- Temel fatura ve diğer fatura senaryolarında faturanın alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 günlük süre içinde sadece Türk Ticaret Kanunu’nda sayılan haricî yöntemlerle itiraz edilebilir.
Şirketinizin Muhasebe Süreçlerinde Mükellef Yanınızda!
Mükellef olarak yalnızca şirket kuruluş işlemlerinde değil, şirketinizin ihtiyaç duyabileceği birçok alanda size destek oluyoruz. Profesyonel ekibimizle birlikte iş süreçlerine ilişkin belgeleri eksiksiz hazırlamanıza ve yasal yükümlülükleri yerine getirmenize yardımcı oluyoruz. Dikkat gerektiren e-fatura işlemlerini ve muhasebe süreçlerini de Mükellef sayesinde etkili ve kolay şekilde yönetebilirsiniz.
Finansal yönetim süreçlerinden marka tesciline, vergi yükümlülüklerinin takibinden sanal ofise kadar pek çok hizmetimizle girişimcilik faaliyetlerinizi hayata geçirmeniz, strateji belirlemeniz ve işlerinizi büyütmeniz için yanınızdayız. Fiziki alan sınırlarını tamamen ortadan kaldıran çalışma sistemimiz sayesinde siz de dilediğiniz yerden şirketinizi kurabilir, hayallerinizdeki girişime adım atabilirsiniz. Mükellef’in sunduğu avantajlardan yararlanmak için hemen üye olun, size ulaşıp detaylı bilgi verelim.
Yararlanılan Kaynaklar
- https://www.turmob.org.tr/arsiv/mbs/resmigazete/-e-Fatura_Iptal_Ihtar_Itiraz_Bildirim_Kilavuz.pdf
- https://www.turmob.org.tr/mevzuat/Pdf/17298
- https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=6102&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=5
- https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.4.213.pdf
- https://www.turmob.org.tr/e-donusum/efatura/nedir
- https://ebelge.gib.gov.tr/efaturaozelentegratorlerlistesi.html
- https://ebelgebasvuru.gib.gov.tr/iptal-itiraz/sertifika-giris
