Esneklik ve paylaşım odaklı coworking, modern çalışma hayatının dinamiklerini yeniden şekillendiren bir model. Geleneksel ofislerin ve evden çalışmanın eksik bıraktığı noktaları tamamlayan bu modelle bireyler ve ekipler, ihtiyaçlarına uygun çalışma alanlarını özgürce seçebiliyor. Freelancerlar, start-uplar ve kurumsal ekipler için üretkenlik artışından network fırsatlarına kadar pek çok avantajı beraberinde getiren bu modeli birlikte keşfedelim.
Coworking Nedir?
Coworking; bireylerin, küçük ekiplerin, girişimlerin ya da büyük ölçekli şirketlerin üçüncü bir taraf tarafından organize edilen ortak ofis alanlarını paylaşarak çalıştığı bir iş modelidir. Birçok çalışan büyük ve kolay erişilebilir bir çalışma alanında bir araya gelerek fiziksel kaynakları, altyapıyı ve diğer hizmetleri ortak kullanır.
Geleneksel bir ofiste şirketler, satın alma ya da kiralama yoluyla çalışma alanında tam kontrole sahip olur. Coworking modelindeyse çalışma salonları, mutfaklar, toplantı odaları gibi alanlar bireyler ve şirketler tarafından birlikte kullanılır. Yani coworking modelini geleneksel ofis ortamından farklılaştıran temel unsur, çalışma alanındaki bireylerin tamamının aynı şirket bünyesinde olmamasıdır.
Coworking modelinde bireyler tamamen farklı projelerde bağımsız olarak çalışabilir ya da ekip hâlinde aynı projede iş birliği yapabilir. Dolayısıyla coworking bir yandan bireysel olarak rahat çalışma imkânı sunarken diğer yandan ortak üretim ve paylaşım kültürünü destekler. Peki, bu çalışma modeli ne zaman ortaya çıkmış ve yaygınlaşmıştır?
- 1990’larda Avrupa’da ve Amerika’da serbest çalışanlar ve küçük girişimler “paylaşımlı ofis” konseptlerini kullanmaya başlamıştı.
- Bu modelin bugünkü hâliyle ortaya çıkmasıysa 2005 yılında gerçekleşti. Yazılım mühendisi Brad Neuberg 2005’te “San Francisco Coworking Space”i kurarak bireysel çalışanları sosyal ve üretken bir ortamda bir araya getiren bir alan yarattı.
- Ardından özellikle Avrupa’da, Amerika’da ve Asya’da ortak çalışma alanları yaygınlaşmaya başladı. Pandemiden sonra esnek çalışma ihtiyacı arttıkça özellikle evden çalışanlar ve hibrit modeller için işlevsel bir seçenek hâlini aldı.
Coworking Alanı Türleri
Coworking modeli tek tip bir çalışma alanı sunmaz. Farklı kullanıcı profillerine, çalışma biçimlerine ve ihtiyaçlara göre şekillendirilmiş coworking alanları bulunabilir. En yaygın coworking alanı türleri şunlardır:
- Açık ofis alanları
- Özel ofis alanları
- Sektör odaklı/tematik alanlar
- Kurumsal/profesyonel alanlar
- Lifestyle alanlar
Açık Ofis Alanları
Serbest masa düzeniyle herkesin aynı ortamda çalıştığı alanlardır. Genellikle geniş salonlarda dizilmiş masalardan oluşur. Farklı meslekleri aynı çatı altında buluşturur: Serbest çalışan bir grafik tasarımcı, dijital pazarlama uzmanı ve yazılım geliştirici aynı anda yan yana çalışabilir. Bu alanlar hem topluluk hissi hem esneklik sunmasıyla coworking kültürünün en bilinen ve tercih edilen modellerindendir.
Açık ofislerde iki tür masa düzeninden söz edilebilir: Hot desk (paylaşımlı masa) ve dedicated desk (sabit masa). “Hot desk” sisteminde çalışmak için gelen bireyler ve gruplar kendilerine uygun bir masa seçerek gün boyunca burada vakit geçirir. “Dedicated desk” sistemindeyse masalar belirli bir kullanıcıya tahsis edilir. Böylece çalışan kendi masasını belirli ölçüde kişiselleştirebilir ve ertesi gün aynı düzende çalışmaya devam edebilir.
Özel Ofis Alanları
Açık ofis alanlarının aksine bir şirkete veya ekibe özel, kapalı odalardır. Birkaç kişilik küçük odalardan kalabalık ekipler için tasarlanan geniş alanlara kadar farklı büyüklüklerde olabilir. Genellikle ekip toplantıları yapmak ya da belgeleri muhafaza etmek gibi amaçlar için tercih edilir. Bu anlamda dışarıdan bağımsız gibi görünse de coworking alanının bir parçasıdır. Çalışanlar bu alanda özgürce hareket edebilir ve masa düzeni gibi unsurları ihtiyaçlarına göre değiştirebilir.
Sektör Odaklı/Tematik Alanlar
Belirli sektörlere, meslek gruplarına veya ilgi alanlarına yönelik tasarlanır. Örneğin tasarım, medya, teknoloji, hukuk, sanat, moda, pazarlama ya da sağlık gibi alanlara özel çalışma ortamları oluşturulur. Teknoloji odaklı coworking alanında yazılımcılar, girişimciler ve yatırımcılar aynı ortamı paylaşabilir. Bu alanlar çalışanların sektöre özgü ihtiyaçlarını karşılayan özelleştirilmiş olanaklar da sunabilir. Profesyonel bir ekosistem oluşturma işlevi de gören bu alanlar hem açık ofis düzenini hem özel ofis seçeneğini içerebilir.
Kurumsal/Profesyonel Alanlar
Genellikle büyük ölçekli şirketler için tasarlanan özel alanlardır. Ar-Ge, hukuk, bilişim teknolojileri, finansal hizmetler gibi alanlarda özellikle proje bazlı çalışan gruplar tarafından sıklıkla tercih edilir. Müşterilerle ya da iş ortaklarıyla toplantı yapmak gibi amaçlar için de değerlendirilir. Bu nedenle alanın tasarımının ve dekorasyonunun estetiğine özellikle dikkat edilir.
Lifestyle Alanlar
Daha iyi bir iş-yaşam dengesi sağlamak için oluşturulan bir konsepttir. Çalışma alanlarının yanı sıra sosyal ve kişisel ihtiyaçlara yönelik imkânlar da sunar. Fitness salonları, restoran indirimleri gibi ek olanaklarla günlük yaşamdaki çeşitli ihtiyaçlara çözüm sunar. Lifestyle alanlarda mobilya, aydınlatma ve dekorasyon gibi detaylar da titizlikle planlanarak ortamın hem işlevsel hem estetik olması sağlanır.
Coworking Alanlarını Kimler Kullanır?
Coworking alanları farklı sektörlerden ve farklı ölçeklerden birçok profesyonel çalışan ve şirket için uygun ortamı sağlar. Küçük işletmeler de küresel çaptaki şirketler de paylaşımlı çalışma alanlarından verimli faydalanabilir. Coworking alanlarından en çok yararlanan gruplar şöyle sıralanabilir:
- Serbest/Freelance Çalışanlar: Bağımsız çalışan tasarımcılar, yazılımcılar, danışmanlar ya da içerik üreticileri coworking alanlarında çalışır. Özellikle kafe gibi ortamların dikkat dağıtıcı unsurlarından uzaklaşmak ve daha profesyonel bir atmosferde çalışmak isteyen bağımsız çalışanlar bu alanları sıklıkla tercih eder.
- Girişimciler ve Startuplar: Yeni kurulan girişimler ve startup ekipleri kendi ofislerini kurma aşamasına gelmeden önce çalışmalarını bu alanlarda sürdürebilir. Bu sayede erken dönemde ihtiyaç duydukları profesyonel çalışma düzenini oluşturmanın temellerini atabilirler.
- Küçük ve Orta Ölçekli Şirketler (KOBİ’ler): KOBİ’nin büyüme dönemlerinde coworking alanları ideal bir seçenek olabilir. Bu alanların sunduğu esneklik yeni ekipler oluştururken ya da proje bazlı işler yürütürken operasyonel yükü azaltabilir.
- Kurumsal Şirketler: Büyük ölçekli şirketler de belirli dönemlerde bu alanlardan yararlanır. Özellikle proje ekipleri, saha çalışanları veya hibrit modelde çalışan gruplar coworking alanlarından verimli şekilde yararlanabilir. Örneğin Microsoft, New York’taki çalışanlarının işe gidip gelme süresini kısaltmak için coworking alanlarını kullanır.
- Dijital Göçebeler: Dünyanın çeşitli yerlerini dolaşarak çalışan ve sabit bir yerde kalmak zorunda olmayan bu gruplar coworking alanlarını etkin kullanabilir. Yaşam tarzlarına uygun çalışırken coworking alanları sayesinde güçlü bir internet ve çalışma altyapısına erişebilirler. Ayrıca gittikleri her yeni ülkede ve şehirde yeni sosyal bir çevreye dâhil olabilirler.
- Öğrenciler ve Yeni Mezunlar: Üniversite öğrencileri, yüksek lisans araştırmacıları veya kariyerinin başındaki profesyoneller de coworking alanlarını kullananların arasındadır. Bu gruplar genellikle bireysel çalışmalar, proje geliştirme süreçleri veya ilk profesyonel çalışma deneyimleri için bu alanlardan yararlanır.
Coworking Avantajları
Coworkingin ne olduğuna ve kimlere hitap ettiğine değinirken bu modelin sunduğu faydalara da kısmen dokunmuş olduk. Çünkü bu alanlar doğası gereği “verimli çalışma” esasına dayalıdır ve birçok grup için stratejik çözümler sunar. Coworkingin sunduğu başlıca avantajları şöyle sıralayabiliriz:
- Maliyet Tasarrufu: Ofis kiralamak ya da satın almak özellikle yeni kurulan girişimler ve küçük işletmeler için yüksek maliyetler doğurabilir. Coworking alanlarıysa girişimcilere uygun maliyetli ve ölçeklenebilir bir çözüm sunar. Geleneksel ofislerde kira, elektrik, internet altyapısı ve temizlik gibi birçok maliyet kalemi vardır. Coworking modelinde çalışma alanı sağlayıcısına üyelik ücreti ödense de maliyetler paylaşıldığı için daha öngörülebilir ve ekonomik hâle gelir. Mobilya harcaması, ekipman gideri ve güvenlik hizmeti gibi birçok kalemden de tasarruf edilir.
- Esneklik: Coworking zaman ve mekân açısından esneklik sağlar. Uzun vadeli bir kira sözleşmesi imzalamak yerine günlük, haftalık veya aylık gibi seçenekler değerlendirilerek çok daha esnek anlaşmalar yapılabilir. Ayrıca bireysel ve kurumsal ihtiyaçlara bağlı olarak açık ofis ya da özel ofis gibi seçeneklerin arasında geçiş yapılabilir. Çalışan sayısı ve kullanım süresi gibi unsurlar da iş süreçlerindeki değişikliklere uygun şekilde yönetilebilir.
- İş Birliği ve Ağ Kurma: Coworking alanları farklı sektörlerden profesyonellerin ve girişimcilerin bir araya geldiği dinamik bir ortam yaratır. Bu sayede bilgi paylaşımını kolaylaştırır ve yeni iş birliği fırsatları oluşturur. Örneğin bir yazılım geliştiricisiyle bir dijital pazarlama uzmanı coworking alanında tanışarak birlikte bir startup projesi başlatmaya karar verebilir. Benzer şekilde girişimcilere yatırım stratejileri konusunda danışmanlık yapan bir finans danışmanı portföyünü genişletme fırsatı yakalayabilir.
- Motivasyon ve Verimlilik Artışı: Ortak çalışma alanları iş odaklı yapısıyla çalışanların motivasyonunu artırabilir. Sosyal etkileşim ve profesyonel atmosfer çalışanların daha kolay odaklanmasına yardım edebilir. Ayrıca çalışanlar birbirinden ilham alarak yaratıcı çözümler geliştirebilir. Özellikle belirli saatlerde özel ofis alanlarında bir araya gelmek ekiplerin odaklı çalışmasını da kolaylaştırabilir.
- Teknolojik Altyapı ve Diğer Hizmetler: Kapsamlı hizmetler içeren coworking alanları, modern iş dünyasının gereksinimlerini karşılayacak şekilde tasarlanır. Yüksek hızlı internet, toplantı ve konferans odaları, profesyonel yazıcılar, projeksiyon sistemleri gibi altyapılar üyelerin işlerini aksatmadan sürdürmesini sağlar. Güvenlik, temizlik ve kahve/dinlenme alanları gibi hizmetler de çalışma ortamını daha iyi hâle getirir.
- Sosyalleşme İmkânı: Profesyonel ve yaratıcı bir topluluk ortamı yaratan alanlar spontane sohbetleri ve ortak alan etkileşimlerini beraberinde getirir. Çalışanlar mola verdiğinde dinlenme alanında kahve içerken sohbet ederek enerjilerini tazeleyebilir. Hem ekip içi etkileşimin artması hem yeni insanlarla tanışmak iş gününü daha keyifli hâle getirebilir.
Coworking Dezavantajları
Elbette bir ortak çalışma alanı her çalışan ya da şirket türü için her zaman uygun olmayabilir. Coworkingin olası bazı dezavantajlarını şöyle sıralayabiliriz:
- Sınırlı Özelleştirme İmkânı: Coworking alanları ortak kullanım esasına dayalı olduğundan üyelerin özelleştirme imkânı sınırlıdır. Ofis düzeninin, dekorasyonunun ve tasarımının kişiselleştirilmesi genellikle mümkün değildir. Bununla birlikte bazı özel ofis seçeneklerinde mobilya yerleşimi ve dekorasyon gibi konularda küçük çaplı özelleştirmeler yapılabilir.
- Gizlilik Sınırlamaları: Paylaşımlı alanlar özellikle hassas bilgilerin paylaşıldığı projeler veya özel toplantılar için tam gizlilik sunmayabilir. Telefon görüşmeleri, müşteri toplantıları veya ortak ekipman kullanımı sırasında da bazı zorluklar yaşanabilir. Özel ofis seçenekleri bu konuda kısmi bir çözüm sunsa da coworking alanları tamamen izole ve kişiselleştirilmiş bir alan arayan bireyler ve şirketler için ideal olmayabilir.
- Markalaşma İmkânının Kısıtlılığı: Şirketlerin marka kimliğini fiziksel ortamda da yansıtmak gibi beklentileri coworking alanlarında karşılanmayabilir. Bu alanlarda logo yerleşimi, dekorasyon tercihleri veya özel müşteri karşılama alanları gibi unsurlara müdahale hakkı sınırlı olduğundan kurumsal imajın vurgulanması zorlaşabilir. Özel ofis seçeneklerinde bazı özelleştirmelere izin verilse de geniş kapsamlı markalaşma ve tasarım uygulamaları genellikle mümkün değildir.
- Kaynak Paylaşımı: Yazıcı, ofis malzemeleri veya mutfak ekipmanları gibi araçların ortak kullanımı hızlı erişim imkânını sınırlayabilir. Örneğin fotokopi çektirmek ve yazıcıya erişmek için sıra beklemek gerekebilir. Bu durum özellikle yoğun saatlerde veya acil ihtiyaçlarda zaman kaybına yol açabilir ve çalışma verimliliğini etkileyebilir.
Coworking Alanlarında Bulunması Gereken Temel Özellikler
Coworking alanları sosyal etkileşimi destekleyen ve profesyonel iş süreçlerini kolaylaştıran bir ekosistem oluşturur. Çalışanların konforunu, motivasyonunu ve verimliliğini en üst düzeye çıkarabilmek için bir coworking alanında bulunması gereken bazı temel özellikler vardır. Bu özelliklerden başlıcaları şu şekildedir:
- Ergonomik çalışma alanları,
- Ayarlanabilir ofis sandalyeleri,
- Yeterli ve ayarlanabilir aydınlatma,
- Kaliteli iklimlendirme sistemleri,
- Sessiz ve özel toplantı odaları,
- Hızlı ve güvenilir internet bağlantısı,
- Fotokopi makinesi, yazıcı ve tarayıcı gibi ofis ekipmanı,
- Yeterli ve kolay erişilebilir ofis malzemeleri,
- Projeksiyon ve sunum cihazları,
- Telefon ve video konferans alanları,
- Dinlenme ve lounge alanları,
- Sosyal etkileşim alanları,
- Kahve, çay ve mutfak ekipmanı,
- Göz yormayan dekoratif unsurlar,
- Resepsiyon ve karşılama hizmetleri,
- Temizlik hizmetleri,
- Güvenlik ve giriş kontrol sistemleri,
- Kablosuz şarj ve priz erişimi,
- Depolama alanları ve kilitli dolaplar,
- İş akışını kolaylaştıran dijital çözümler (Rezervasyon sistemi gibi),
- Kolay ulaşım ve otopark imkânı.
Coworking Alanı Nasıl Bulunur?
Coworking alanları bir masa ve ofis sağlamaktan daha fazlasını sunar. İhtiyaçlara uygun bir alan seçerken teknolojik altyapıdan tasarıma kadar birçok unsur göz önünde bulundurulmalıdır:
- Konum: Alanın şehir merkezine ve toplu taşıma ağına yakın olması ulaşımı kolaylaştırarak zaman kaybını azaltır.
- Esnek Üyelik Seçenekleri: Günlük, haftalık veya aylık planlama seçeneklerinin yanı sıra masa ve ofis tiplerinde de esneklik sunması önemlidir. Şirketin büyümesine bağlı olarak değişen önceliklere göre ölçeklendirme imkânının olup olmadığı da göz önünde bulundurulmalıdır.
- Maliyet Verimliliği: Sunulan hizmetlerin kapsamıyla üyelik ücretinin orantılı olması önemlidir. Bireyin ya da ekibin ihtiyaçlarını karşılarken öngörülebilir ücretler ödemek bu modelin sürdürülebilirliğini artırır.
- Teknolojik Altyapı: Yüksek hızlı ve ücretsiz internet, projeksiyon cihazı, teknik destek hizmetleri gibi verimliliği doğrudan etkileyen unsurlara dikkat edilmelidir.
- Kaynakların Yeterliliği: Coworking alanında sunulan tüm araçlar iş akışının kesintiye uğratmayacak şekilde yeterli olmalıdır. Üyeler yazıcı, fotokopi, tarayıcı veya mutfak malzemesi gibi kaynaklara kolayca erişebilmelidir.
- Çalışma Alanının Konforu: Ergonomik masalar, ayarlanabilir sandalyeler, göz yormayan aydınlatma ve sessiz çalışma alanları gibi unsurlar kontrol edilmelidir.
- Özel Alanlar: Gizliliği yüksek projeler için sessiz odalara ve özel toplantı alanlarına ihtiyaç duyulacaksa bu alanların yeterliliği değerlendirilebilir.
- Sosyal İmkânlar: Lounge, kahve köşeleri ve çeşitli etkinlikler sosyal etkileşimi artırır. Bireyin ya da ekibin sosyalleşme beklentilerine bağlı olarak bu imkânların yeterliliği de değerlendirilebilir.
Bu unsurlar kapsamlı olarak değerlendirildikten sonra bireyin ya da şirketin ihtiyaçları biraz daha netleşmiş olur. Çalışan sayısı ve gizlilik beklentisi gibi unsurlar da göz önünde bulundurularak coworking alanları araştırılabilir. İnternet üzerinden yapılan araştırmada farklı coworking alanlarının lokasyonu, hizmetlerin kapsamı, ücreti ve esneklik seçenekleri karşılaştırılabilir.
Beklentilerle uyumlu görünen birkaç alanı ziyaret ederek gözlemlemek faydalı olur. Ardından kısa süreli üyelik imkânlarıyla tüm faktörler deneyimlenebilir. Çalışma alanı bireyin ya da şirketin beklentileriyle uyumluysa esnek ve sürdürülebilir bir üyelik planı için görüşme yapılır. Hizmetlerin kapsamıyla maliyeti dengeli bulunursa uzun süreli üyelik başvurusuna karar verilebilir.
İşinizi Kolaylaştıracak Profesyonel Destek İçin: Mükellef!
Coworking alanları verimli bir çalışma ortamı sunarak motivasyon ve esneklik gibi ihtiyaçları karşılar. Ancak işinizi büyütmek için bundan daha fazlasına ihtiyaç duyabilirsiniz. Bu noktada bürokratik süreçleri yönetmek ve profesyonel bir imaj oluşturmak için Mükellef‘in uzman ekibiyle çalışabilirsiniz. Şirket kuruluşundan muhasebe hizmetlerine, sanal ofisten marka tesciline kadar tüm ihtiyaçlarınız için bize başvurabilirsiniz. Hemen üye olun, ekibimiz size ulaşarak ihtiyacınıza uygun çözümlerimiz hakkında bilgi versin.
