ICO muafiyet bildirimi şirketlerin belirli koşullar altında yatırım süreçlerini daha esnek ve hızlı bir şekilde yönetmelerine olanak tanır. Girişimlerin yasal uyumluluğunun sağlanmasında önemli rol oynayan bu bildirim yatırımcıların güven duymasına da katkı sağlar. Aynı zamanda şirketlerin regülasyon süreçlerini daha kontrollü yürütmesine yardımcı olur. Yazımızda ICO muafiyet bildiriminin ne olduğuna, bildirimin nasıl ve ne zaman yapıldığına dair detaylı bilgilere ulaşabilirsiniz.
Information Commissioner’s Office (ICO) Nedir?
Information Commissioner’s Office (ICO), Birleşik Krallık’ta veri koruma ve bilgi hakları alanında faaliyet gösteren bağımsız bir düzenleyici kurumdur. Temel amacı bireylerin kişisel verilerinin güvenliğini sağlamak ve bilgiye erişim haklarını korumaktır. Kamu ve özel sektör kuruluşlarının veri işleme faaliyetlerini denetleyerek yasalarla belirlenmiş çerçevede rehberlik sunup gerektiğinde yaptırımlar uygular.
ICO’nun sunduğu en büyük avantajlardan biri kişisel veri güvenliği konusunda standartlar belirleyerek kurumlara yön göstermesidir. ICO İngiltere’deki şirketlerin şeffaflık, takip edilebilirlik ve veri güvenliği gibi ilkeler çerçevesinde ele alınarak değerlendirilmesini sağlar.
Özellikle veri işleme, gizlilik politikaları oluşturma, bilgi edinme taleplerinin değerlendirilmesi ve dijital hizmetlerde kullanıcı verilerinin korunması gibi konularda önemli bir otoritedir. Okullar, hastaneler, bankalar, teknoloji şirketleri ve kamu kurumları gibi pek çok kuruluş için rehberlik işlevi görür. Kurumların dijital çağın getirdiği veri koruma sorunlarıyla uyumlu hâle gelmelerine destek olur.
ICO yalnızca denetim ve yönlendirme rolüyle değil, aynı zamanda kurum içi farkındalık oluşturma açısından da önemli bir kaynaktır. Eğitim materyalleri, rehber dokümanları ve çevrim içi kaynakları sayesinde kuruluşların veri koruma hakkında detaylı bilgi edinmelerine yardımcı olur. Ayrıca olası veri ihlallerinin önceden tespit edilmesini sağlayacak risk değerlendirme sistemlerinin kurulmasında destek sağlar.
ICO Muafiyet Bildirimi Nedir?
ICO muafiyet bildirimi Birleşik Krallık’ta kişisel veri işleyen kuruluşların veri koruma ücretinden muaf olmak için ICO’ya yaptıkları resmî bir bildirimdir. Data Protection (Charges and Information) Regulations 2018 kapsamında belirli kriterleri karşılayan kuruluşlar bu ücretten muaf tutulabilir.
Bir kuruluşun muafiyet durumunu belirlemesi için ICO’nun resmî web sitesinde yer alan çevrim içi araç kullanılabilir. Bu araç kuruluşun faaliyetlerini ve veri işleme yöntemlerini değerlendirerek muafiyet durumunu belirlemeye yardım eder. Eğer bir kuruluş muafiyet kapsamına giriyorsa ICO’ya herhangi bir ücret ödemesi gerekmez ancak bu durumu bildirmesi gerekir.
Muafiyet bildirimi kuruluşların veri koruma sorumluluklarına dair farkındalık geliştirmeleri açısından önemli bir araçtır. ICO bu bildirimin sadece yasal bir yükümlülük değil, aynı zamanda şeffaflık ve takip edilebilirliğe katkı sağlayan bir uygulama olduğunu vurgular. Bildirim sayesinde olası bir denetim veya şikâyet durumunda kuruluşun yükümlülüklerini doğru şekilde değerlendirip değerlendirmediğinin anlaşılması kolaylaşır.
Kayıtlı olmasa dahi kişisel veri işleyen bir kuruluşun bu konuda değerlendirme yapması ve gerekirse hukuki danışmanlık alması ICO tarafından tavsiye edilmektedir. Bu yaklaşım yalnızca muafiyetle ilgili değil, genel olarak veri koruma kültürünün yaygınlaştırılması açısından da önemlidir.
ICO Muafiyet Bildirimi Nasıl Yapılır?
ICO muafiyet bildirim işlemi için şu adımlar takip edilebilir:
- İngiltere Bilgi Komisyonu Ofisi’nin resmî web sitesi olan ico.org.uk adresine gidin.
- Veri Koruma Ücreti bölümünü bulun.
- Muafiyet bilgilerini inceleyin.
- Muafiyet bildirim formunu doldurun.
- Bildirimi onaylayın.
Tüm bu kritik adımları eksiksiz ve hatasız şekilde tamamlamak için profesyonel destek almak yararlı olabilir. Bu sayede ICO muafiyet bildirimi hızla ve kolayca tamamlanabilir.
Şirketinizin ICO Veri Koruma Ücretini Ödemesi Gerekiyor mu?
Temelde bir şirket denetleyici olarak kişisel verileri işliyorsa bir ücret ödemesi gerekir ancak bazı muafiyetler vardır. Bir şirket kişisel verileri yalnızca şu amaçlar için işliyorsa muafiyet bildiriminde bulunduğu takdirde ücret ödemesi gerekli değildir:
- Personel Yönetimi: Şirketler çalışanların özlük dosyalarını tutmak, maaş ödemelerini yapmak ve izin-devamsızlık gibi kayıtlarını takip etmek gibi işlemleri yürütür. Bu tür işlemler kapsamında yalnızca iç yönetimsel ihtiyaçlar doğrultusunda kişisel veriler işleniyorsa ICO ücretinden muaf olunabilir.
- Reklamcılık, Pazarlama ve Halkla İlişkiler: Eğer bir kuruluş kişisel verileri yalnızca kendi ürünlerini veya hizmetlerini tanıtmak amacıyla değil; müşteri ilişkilerini korumak, geri bildirim toplamak veya pazarlama analizleri yapmak gibi doğrudan ticari olmayan nedenlerle kullanıyorsa muaf tutulabilir.
- Hesaplar ve Kayıtlar: Mali raporların düzenlenmesi, vergisel yükümlülüklerin yerine getirilmesi, fatura düzenleme veya masraf takibi gibi muhasebe işlemleri için kişisel verilerin işlenmesi durumunda veri koruma ücreti muafiyeti sağlanabilir.
- Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluşlar: Dernekler, vakıflar veya gönüllü kuruluşlar gibi ticari kazanç hedefi gütmeyen kurumlar yalnızca kendi üyeleriyle ve hizmet verdiği topluluklarla ilgili kişisel verileri işliyorsa belirli koşullarda ICO ücretinden muaf olabilir.
- Kamu Sicilinin Tutulması: Bazı kuruluşlar yasal zorunluluk gereği kamuya açık sicil tutar. Örneğin şirket kayıtları, tapu kayıtları veya vergi mükellefiyetleri gibi durumlarda verilerin işlenmesi amacıyla kayıt tutulabilir. Bu durumlarda verilerin işlenme amacı kamu hizmeti olduğu için ücret muafiyeti sağlanabilir.
- Yargısal İşlevler: Mahkemeler, hukukî danışmanlık hizmetleri veya arabuluculuk faaliyetleri kapsamında kişisel veriler işlenebilir. İlgili işlemler adaletin tesis edilmesiyle alakalı olduğu için farklı bir kategoride değerlendirilerek ICO ücretini ödeme yükümlülüğü kalkabilir.
- Kişisel Verilerin Otomatik Olmayan Yollarla İşlenmesi: Bir şirket kişisel verileri fiziksel yollarla ve sistematik şekilde işlemiyorsa ICO ücretinden muaf olabilir.
ICO Muafiyet Bildirimi Ne Zaman Yapılmalı?
Genellikle şirketler İnternet Sitesi Kurma ve Bildirim Yükümlülüğü kapsamında İnternet Sitesi Tebligatı’nı (ICO) aldıktan sonra harekete geçer. ICO muafiyet bildirimi için tebligatı bekleme yükümlülüğü yoktur.
Bir şirket kurulduğu andan itibaren ilgili yasal sorumlulukları yerine getirmek üzere ICO’nun resmî bildirimini beklemeden de muafiyet talebinde bulunabilir. Böylelikle yasal yükümlülükler hızlıca yerine getirilebilir. Ayrıca şirketin ilerleyen süreçlerde doğabilecek cezai risklerden de korunmasına yardım eder.
ICO Muafiyet Bildirimi’nde Bulunulmazsa Ne Olur?
Birleşik Krallık’ta yürürlüğe giren 2018 tarihli Data Protection Act (Kişisel Verilerin Korunması Yasası) kapsamında kişisel veri işleyen tüm şirketlerin yasal olarak Information Commissioner’s Office’e kayıt yaptırması zorunludur. Düzenlemeye göre veri güvenliği bireylerin gizlilik haklarının korunması amacıyla uygulanır.
Eğer bir şirket hizmetleri veya faaliyetleri kapsamında herhangi bir kişisel veriyi (isim, adres, telefon numarası veya IP adresi gibi) topluyor, saklıyor ya da işliyorsa ICO’ya kayıt yaptırmalı ve gerekli bildirimlerde bulunmalıdır. Bununla birlikte bazı şirketler kişisel veri işlemediği gerekçesiyle kayıt yükümlülüğünden muaf olabilir ancak söz konusu muafiyet durumunu mutlaka bildirmesi gerekir.
Muafiyetin bildirilmemesi hâlinde ICO şirketin kişisel veri topladığı gerekçesiyle ilk olarak bildirim ve hatırlatma gönderir. Bu bildirimlere geri dönüş yapılmaması veya kayıt işleminin tamamlanmaması durumunda şirket hakkında yasal yaptırımlar uygulanabilir. Aynı zamanda bazı durumlarda para cezası da gündeme gelebilir.
İşletmenizin Prosedürlerini Mükellef ile Hızlıca Tamamlayın!
Şirket kurma hedefiniz ve girişim fikirleriniz varsa Mükellef olarak tüm süreç boyunca yanınızdayız. İhtiyaç duyduğunuz anda iletişime geçebileceğiniz uzman ekiplerimiz sayesinde merak ettiğiniz soruları cevaplandırıyoruz.
Şirket kuruluşundan yönetim sürecine kadar gereksinim duyacağınız pek çok prosedür için Mükellef’in profesyonel desteğinden faydalanabilirsiniz. Türkiye ve uluslararası düzeydeki şirketlerinizin çeşitli prosedürlerini hızla ve kolayca yerine getirebilirsiniz. Hemen üye olun, sizi arayalım.
