Proforma Fatura Nedir? Nasıl Kesilir?

Faturalar satın alınan ve teslim edilen mallara ve hizmetlere ilişkin detayları içeren belgelerdir. Satışın tamamlanmasının ardından düzenlenir ve ödeme sürecini başlatır. Bazı durumlarda satıştan önce henüz anlaşma sağlanmamışken de bir faturanın düzenlenmesi gerekebilir. Bu noktada proforma fatura kullanılır ve tarafların arasındaki anlaşmanın koşullarını taslak olarak sunar. Taraflar karşılıklı el sıkışmadan önce aralarındaki ticari işle ilgili geçici bir anlaşma rolünü üstlenir. 

Proforma faturayı doğru düzenlemek karmaşık bir iş süreci olarak görülebilir. Bu içerikte proforma faturanın nasıl düzenlenmesi gerektiğinin daha iyi anlaşılması için gerekli bilgilere yer vereceğiz. Bu fatura türünün neden önemli olduğunu, nasıl kesildiğini ve hangi durumlarda kullanılabileceğini tüm detaylarıyla inceleyeceğiz.

Proforma Fatura Nedir?

Proforma fatura tedarikçinin henüz satış gerçekleşmeden önce potansiyel müşterisine gönderdiği ön satış faturasıdır. Müşterinin malları ya da hizmeti satın aldıktan sonra ne kadar ödeme yapması gerektiği gibi önemli detayları içerir. Genellikle satıcı ve alıcı malın ya da hizmetin miktarı, fiyatı, teslim tarihi gibi ayrıntıları konuştuktan sonra düzenlenir ve müşteriye iletilir.

Proforma fatura bir nevi iyi niyet göstergesi olarak kabul edilebilir. Çünkü bu fatura sayesinde müşteri nihai satış faturası kesilmeden önce satışın tüm ayrıntılarını ve kendisini bekleyen süreci öğrenmiş olur. Satış işlemi kesinleşmeden önce proforma fatura incelenir ve satış sürecinin devam edip etmeyeceğine karar verilir. 

Proforma Fatura Ne İşe Yarar?

Hem alıcıya hem satıcıya önemli avantajlar sunan proforma faturanın başlıca işlevleri şu şekildedir:

• Henüz nihai satış gerçekleşmeden düzenlendiği için taraflar arasındaki ticarette miktar, tutar ve tedarik tarihi gibi birçok noktanın kararlaştırılmasını sağlar. Ticari işin temel şartlarının netleşmesinde belirleyici rol oynayarak müşterinin satın alma işlemine devam edip etmeyeceğine karar vermesine yardımcı olur. 
• Yasal bağlayıcılığı olmasa da sözlü tekliflere göre daha belirleyicidir, bu sayede müşteri farklı işletmelerin satış şartlarını kıyaslayarak değerlendirebilir.
• İletişimde şeffaflığı artırdığından tedarikçi ile müşterinin arasında yaşanabilecek yanlış anlaşılmaları büyük ölçüde önleyebilir. Şartların nihai satıştan önce açıkça belirtilmesi, olası iletişim hatalarını engelleyerek süreci kolaylaştırır. Öngörülen toplam maliyet, ek maliyetler ve teslimat tarihi gibi detaylar net yazıldığı için teslimat işlemi gerçekleştiğinde herhangi bir yanlış anlaşılmadan kaynaklı sorun yaşanmamış olur.
• Esnek bir anlaşma ortamı oluşturarak satış sürecinin devamlılığını destekler. Düzenlenen proforma faturayı incelediğinde şartlardan memnun olmayan müşteri, nihai satıştan önce anlaşma şartlarını revize etmek için satıcıyla yeniden bir araya gelebilir. Böylece iki taraf için de uygun şartlar hizmetin ya da malın tedarikinden önce belirlenebilir. Şartlar satış süreci iptal edilmeden iki tarafın beklentilerine uygun şekilde tamamlanmış olur.
• Tedarik işlemi gerçekleştikten sonra nihai satış faturasını doldururken şablon olarak kullanılabilir. Bu durumda sıfırdan fatura oluşturma gerekliliği ortadan kalkar, iş yükü azalır ve zamandan tasarruf edilir. Ayrıca proforma fatura uluslararası ticaret işlemlerinde gümrükte ön satış faturası olarak kullanılabilir.

Proforma Fatura Hangi İşlemlerde Kullanılır?

Birçok işletme satın alma işlemini onaylatabilmek ve süreci sorunsuz şekilde sonuca götürebilmek için proforma fatura kullanır. Özellikle uluslararası ticarette yani ithalat, ihracat ve gümrük işlemlerinde sıklıkla proforma faturadan yararlanılır. 

Ticari faaliyetlerde proforma faturanın işleri hızlandırdığı ve kolaylaştırdığı önemli kullanım alanlarından bazıları şunlardır: 

• Tedarikçi henüz üzerinde anlaşmaya varılmamış hizmetin ya da malın teslim tarihi gelmeden önce müşterisine proforma fatura yollayabilir. Bu fatura söz konusu satışla ilgili maliyet ve teslim tarihi gibi detayları içerir. Böylece müşterinin bütçesini toplam ödeme miktarı, ödeme yöntemi ve ödemenin yapılacağı para birimi gibi detaylara göre ayarlamasına olanak tanır. 
• Proforma faturalar uluslararası ticarette gümrükleme aşamasında vergilerin ve harçların hesaplanması, gümrük beyannamesinin hazırlanması için kullanılır.
• Uluslararası ticaret işlemlerinde ihracatçının ithalatçıya teklif sunması için kullanılır. Alıcı; proforma faturadaki fiyatlandırma, teslimat ve ödeme şekli gibi detayları inceleyerek satın alma kararı verir ya da pazarlık yapmayı teklif eder.
• Uluslararası ticarette satış akreditifli yapılacaksa ihracatçı taraf proforma fatura düzenlemelidir. Çünkü bankaların garanti verebilmek için ürünlerin veya hizmetlerin niteliğini, miktarını, fiyatını ve teslimat koşullarını bilmesi gerekir. 
• Yurt dışındaki fuarlarda ve sergilerde kullanılacak eşya Türkiye Gümrük Bölgesi’nden geçici olarak çıkarılır. Bu durumda malın satışı söz konusu olmadığından kesin satış faturasının yerine proforma fatura kullanılır ve gümrük çıkış işlemleri tamamlanır.

Proforma Faturanın Özellikleri Nelerdir?

Tedarikçi ile müşterinin arasındaki satışın şartları müzakere edildiğinde ancak henüz anlaşmanın ayrıntıları müşteri tarafından onaylanmadığında gerçek faturanın düzenlenmesi mümkün değildir. Bu durumda düzenlenen proforma faturanın bazı ayırt edici özellikleri vardır. Bu özellikler şunlardır:

• Satış sırasında değil, nihai satıştan önce düzenlenir. Geçerlilik süresi satış gerçekleşene kadardır.
• Belirli durumlar hariç genellikle bir zorunluluk değildir, satış sürecinin sağlıklı ve kolay ilerlemesine katkıda bulunur.
• Uluslararası ticari ilişkilerde “uluslararası satış sözleşmesi” olarak da nitelendirilir.
• Satıştan önce ürünün ve hizmetin fiyatı, teslimat şekli ve ödeme yöntemi hakkında açıkça bilgi verir. Bu sayede nihai satış aşamasına kadar gerekli planlamaların yapılmasına yardımcı olur.
• Proforma faturanın düzenlenmesi alıcının satıcıya herhangi bir ödeme yapacağını, satıcının da mal sevkiyatında bulunacağını garanti etmez.
• Satış koşulları alıcı tarafından uygun bulunursa ve sipariş verilirse kesin satış faturasına dönüştürülebilir.
• Üzerinde “proforma fatura” ibaresinin bulunması zorunludur.
• Proforma fatura düzenlendiğinde KDV, gelir vergisi, kurumlar vergisi, damga vergisi gibi vergi yükümlülükleri oluşmaz.

Proforma Faturayla Normal Faturanın Arasındaki Farklar Nelerdir?

Proforma faturalar birçok noktada standart faturalara oldukça benzerdir. Ancak proforma faturalar ve normal faturalar arasında faturalandırma süreci, amaç ve işlev gibi konularda çok temel farklılıklar da vardır. 

Proforma faturalar ve normal faturaların arasındaki temel farklar şu şekildedir:

• Proforma fatura müşteriye tedarik edilecek mal ya da hizmet hakkında bilgilendirici detaylar içerir ve teklif sunmak için hazırlanır. Normal faturalarsa mal ya da hizmet satışının gerçekleştiğini belgeler.
• Proforma fatura mal ya da hizmet satışı için taahhüt ve niyet niteliği taşır. Herhangi bir ödeme talebi içermez. Hukuki bağlayıcılığı da yoktur. Normal faturaysa tedarik edilen mal ya da hizmet karşılığında belirtilen süre zarfında ödeme yapılmasını talep eder. Bu anlamda hukuki geçerliliği ve bağlayıcılığı bulunur. 
• Proforma fatura satış işlemi planlanırken kullanılır ve isteğe bağlıdır. Normal faturaysa satış onaylandıktan sonra kullanılır ve düzenlenmesi mecburidir. 
• Proforma faturanın herhangi bir yükümlülük oluşturmaması nedeniyle gelir gider defterine kayıt olarak işlenmesi zorunlu değildir. Ancak normal fatura düzenlerken her iki taraf da gelir gider defterine kayıt yapmak zorundadır. 

Proforma Faturada Bulunması Gereken Bilgiler

Proforma faturalara dâhil edilmesi gereken bilgileri tanımlayan bir mevzuat söz konusu değildir. İşletmeler gerekli gördükleri ve istedikleri kadar bilgiyi proforma faturaya ekleyebilir. Bununla birlikte proforma faturanın nihai faturayla aynı ya da benzer formatta olması, işletmelerin satışın ardından düzenlenmesi gereken satış faturasını daha kolay hazırlamasını sağlar. Ayrıca proforma faturanın tedarikçi ile müşteri arasında devam eden iş sürecini olumsuz etkilememesi için satış işleminin tüm ayrıntılarını içermesi önemlidir. 

Proforma faturada bulunması gereken bilgiler şu şekilde sıralanabilir: 

• Özel fatura numarası,
• Fatura tarihi,
• Müşterinin adı, ünvanı, adresi ve iletişim bilgileri, 
• Tedarikçinin adı, ünvanı adresi ve iletişim bilgileri,
• Teslim tarihi ve şekli,
• Malların tanımı ve ürün açıklamaları,
• Malın GTIP numarası,
• Malların menşei,
• Teklife konu ürünlerin miktarları, ağırlıkları ve boyutları,
• Ürünlerin ya da hizmetlerin birim ve toplam fiyatları,
• Önceden ödenecek peşinat tutarı,
• Varsa ürünlere uygulanan indirim bilgisi,
• Nakliye masrafları,
• Herhangi bir müşteri veya satıcı spesifikasyonu,
• Teklifin son geçerlilik tarihi,
• Ödeme koşulları,
• KDV (Proforma fatura ödeme talep eden bir vergi faturası olmasa da KDV bilgisinin eklenmesi beklenebilir.),
• “Proforma fatura” ibaresi,
• “Bu bir vergi faturası değildir.” ibaresi,
• Düzenleyenin imzası.

Proforma Fatura Nasıl Kesilir?

Proforma fatura internet üzerinden dijital ortamda ya da fiziksel olarak düzenlenebilir. Proforma faturanın kesilmesi işlemi için genellikle muhasebe yazılım programları kullanılır. Bu sayede fatura kesme işleminin kolay ve hızlı yapılması mümkün olur. Proforma fatura oluşturulurken üzerinde durulması gereken en önemli nokta bilgileri doğru girmek ve tüm bilgilerin güncelliğinden emin olmaktır. Ayrıca fatura kurumsal bir görünümde olmalı ve antetli kâğıtta hazırlanmalıdır.

Proforma fatura kesilirken dikkat edilmesi ve eksiksiz yer verilmesi gereken ayrıntılar şu şekilde sıralanabilir:

• Düzenleme ve son geçerlilik tarihi,
• Satıcı bilgileri,
• Alıcı bilgileri,
• Malın ya da hizmetin tanımı,
• Toplam tutar,
• Nakliye masrafları,
• Ödeme koşulları,
• Diğer ek koşullar.

Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir?

Proforma faturanın nasıl düzenlenmesi gerektiği işletmenin ve ticari faaliyetin niteliğine bağlı olarak farklılık gösterebilir. Bununla birlikte çoğu zaman proforma faturalar belirli bir şablon üzerinden hazırlanır. Faturanın sağ üst köşesinde proforma numarası ve tarih yer alırken sol üst köşesinde alıcı ve satıcı bilgileri yer alır. Proforma faturanın gövde adı verilen orta bölümündeyse satışı gerçekleştirilen hizmet ya da mal hakkında ayrıntılı bilgiler bulunur. Bunlara ek olarak proforma fatura düzenlenirken “Proforma fatura” ve “Vergi faturası değildir.” ibarelerinin eklenmesi kritik bir gerekliliktir.

Proforma fatura düzenlenirken izlenmesi gereken adımlar şu şekilde sıralanabilir:

• Gerekli Ayrıntılar Belirlenir: Proforma fatura oluşturmadan önce müşteriye sunulacak ürünün ya da hizmetin maliyeti belirlenmeli, iş sürecinde ortaya çıkabilecek ek maliyetler de hesaplanmalıdır. Satış sürecinde müşteriye sunulmak istenen hükümler ve koşullar detaylıca düşünülmelidir. Ödeme yöntemi, teslimat süresi gibi temel unsurlar her iki tarafın da haklarını koruyacak şekilde belirlenmelidir. Bütün ayrıntılar netleştirildikten sonra fatura düzenleme aşamasına geçilmesi faturanın daha hızlı ve kolay hazırlanması açısından önemlidir.
• Belirlenen Ayrıntılar Şablona Dâhil Edilir: Hazırlanacak proforma fatura için standart bir şablon seçmek süreci kolaylaştırır. Tedarikçi ve müşteri bilgileri, fatura tarihi, ürün ya da hizmet özellikleri ve maliyet gibi bilgiler şablon üzerinde dikkatlice doldurulmalıdır. Proforma faturaya konulması zorunlu ibareler unutulmamalıdır. Bu aşamada bilgilerin eksiksiz ve doğru olması olası sorunların önüne geçilmesini sağlar.
• Tüm Şartlar Belgeye Eklenir: Satış süreci için kararlaştırılan hükümler ve şartlar belgeye mutlaka dâhil edilmelidir. Örneğin proforma faturanın hangi tarihler arasında geçerli olacağı, müşterinin ödemeyi nasıl yapacağı ya da hangi durumlarda satışın iptal olacağı gibi hükümler her iki tarafın da haklarını ve sorumluluklarını belirler. Gümrükleme, sigortalama veya özel anlaşmalar gibi ek bilgiler de faturaya eklenmelidir. Olası iptal durumlarında izlenecek adımların netleştirilmesi de tarafların arasındaki güveni pekiştirir.
• Fatura Müşteriye Gönderilir: Proforma faturanın hukuki bağlayıcılığı olmasa da resmî geçerliliğinin sağlanması için imzalanarak ve kaşelenerek alıcı tarafa gönderilmelidir. Proforma faturanın yalnızca müşteriyi bilgilendirme amacı taşıdığını ve müşterinin geri dönüşlerine bağlı olarak üzerinde değişiklikler yapılabileceği unutulmamalıdır. Bu nedenle proforma fatura gönderildikten sonra müşteriyle açık bir iletişim sürdürülmeli, ek açıklama talepleri karşılanmalıdır.

Proforma Fatura Örneği

Proforma fatura ticari anlaşmaların sağlıklı ilerlemesini sağlayan bir belge olduğundan doğru hazırlanması önemlidir. Proforma fatura hazırlarken yazılım programlarından ya da örnek fatura şablonlarından yararlanılabilir. Proforma faturada hangi bilgilerin nereye yazılması gerektiğini görmek için aşağıdaki formu doldurarak proforma fatura örneğini indirebilirsiniz.

Proforma faturanın kullanıldığı örnek bir durumu inceleyelim:

Büyük bir çiftliği olan bir müşteri, tarlalarını daha hızlı ve kolay ekebilmek için mevcut tarım aletlerini daha yeni ve teknolojik modellerle değiştirmek istiyor. İlgili bayiyle iletişime geçiyor ve aralarında şartların konuşulduğu bir ön görüşme gerçekleşiyor. Ardından bayi, müşterinin talebine göre araç ve gereçlerle ilgili ayrıntıları içeren bir proforma fatura hazırlıyor ve çiftlik sahibine iletiyor.

Müşteri proforma faturayı inceliyor ve şartların kendisine uygun olduğuna karar veriyor. Proforma faturada belirtilen tarihe göre bütçesini ayarlıyor. Satış işlemi yoğun iletişim trafiği ve zaman kaybı olmaksızın kolayca gerçekleşiyor. Satış işleminin gerçekleşmesiyle birlikte ödeme talebini bildiren nihai satış faturası kesiliyor.

Örnekten de anlaşılacağı üzere proforma fatura yasal bağlayıcılık taşımasa da müşteriye detaylı bilgi verdiğinden satış süreçlerini hızlandırabilir. Satıcı ve alıcı işlemden önce tüm şartlarda mutabık kaldığından özellikle uluslararası ticaret gibi karmaşık süreçleri daha şeffaf ve verimli hâle getirebilir.

Mükellef’le Karmaşık İş Süreçlerini Kolaylaştırın!

Şirket kurmak gibi bir hayaliniz varsa Mükellef olarak yanınızdayız! Şirket kuruluşundan yönetim sürecine kadar her adımda size rehberlik ediyor ve fatura gibi önemli belgeleri hazırlama sürecinde yanınızda oluyoruz. Uçtan uca çözümlerimizle ve uzman ekibimizle iş süreçlerine ilişkin detayları sizin yerinize düşünerek işinize odaklanmanıza yardım ediyoruz. Mutlu mükellef müşterilerinin arasında yerinizi almak için hemen üye olun, sizi arayalım!

Sıkça Sorulan Sorular

Proforma fatura hakkında sıkça sorulan sorulara buradan erişebilirsiniz.