Serbest Meslek Kazanç Defteri Nedir? Nasıl Tutulur? 2025

Finansal kayıtların düzenli tutulması, vergi beyannamesi süreçlerinde hata yapmamak ve yükümlülükleri eksiksiz yerine getirmek için kritik bir gerekliliktir. Serbest meslek erbapları için gelir beyanında bulunmak, vergi yükümlülüklerini yerine getirmek ve mali süreçleri yönetmek zaman zaman karmaşık bir hâl alabilir. Bu aşamada serbest meslek kazanç defteri, gelirlerin ve giderlerin sistematik olarak kaydedilmesini sağlayarak mali takibi kolaylaştırır. Serbest meslek kazanç defterinin ne olduğunu, kimlerin bu defteri tutması gerektiğini ve nasıl düzenleneceğini içeriğimizden öğrenebilirsiniz.

İçindekiler

Serbest Meslek Kazanç Defteri Nedir?

Serbest meslek kazanç defteri, serbest meslek erbabı olarak tanımlanan kişilerin gelirlerini ve giderlerini kaydetmek için tutması gereken muhasebe defteridir. Defterdeki kayıtlar sayesinde bir hesap döneminin içinde serbest meslek faaliyeti karşılığında elde edilen gelirlerden bu faaliyet kapsamında yapılan giderler çıkarılarak serbest meslek kazancı tespit edilir.

Gelirler yalnızca tahsil edilen paraya sınırlı değildir. Ayni olarak alınan değerler ve parayla ifade edilebilen diğer menfaatler de kazanca dâhil edilir. Örneğin bir avukat müvekkilinden ücret olarak bir mal veya hizmet aldığında buna karşılık gelen piyasa değeri kazanç olarak kabul edilir. Gelirlerin toplamından mesleki faaliyet için yapılan harcamalar, kira, ofis malzemeleri, ulaşım giderleri gibi masraflar düşüldüğündeyse serbest meslek kazancı ortaya çıkar.

Yıl sonunda yıllık gelir vergisi beyannamesi hazırlanırken serbest meslek kazanç defterindeki kayıtlar esas alınır. Serbest meslek kazancına ilişkin gelir vergisi beyannameleri kayıtlı olunan vergi dairesine Dijital Vergi Dairesi/Defter-Beyan Sistemi üzerinden elektronik ortamda gönderilir.

Serbest Meslek Kazanç Defterini Kimler Tutar?

Vergi Usul Kanunu’na göre serbest meslek erbapları serbest meslek kazanç defteri tutmakla yükümlüdür. Serbest meslek erbabı; serbest meslek faaliyetini kendi adına ve hesabına, mutat meslek hâlinde yani geçimini sağlamak için sürekli ve düzenli yapan kişidir. Serbest meslek faaliyeti sermayeden ziyade şahsi mesaiye, mesleki bilgiye ve uzmanlığa dayanan, ticari niteliği olmayan işlerin işverene bağlı olmaksızın yapılmasını içerir.

Serbest meslek erbabı olarak kabul edilen ve serbest meslek kazanç defteri tutması gereken kişiler şunlardır:

Avukat,
Doktor,
Diş hekimi,
Veteriner hekim,
Mimar,
Mühendis,
Müşavir,
Serbest muhasebeci,
Serbest muhasebeci mali müşavir,
Yeminli mali müşavir,
Danışman,
Ressam,
Yazar,
Bestekâr,
Kimyager,
Noter,
Öğretmen,
Artist,
Menajer,
Senarist,
Yönetmen,
Ebe,
Sünnetçi,
Arzuhâlci,
Rehber,
Sağlık memuru.

Serbest meslek erbabı kapsamına giren kişiler yalnızca belirli meslek gruplarıyla sınırlı değildir. Şu işleri yapanlar da serbest meslek erbabı olarak kabul edilir:

Gümrük komisyoncuları, borsa ajan ve acenteleri, noterlik görevini ifayla mükellef olanlar.
Doğrudan serbest meslek erbabı sayılmayan ancak serbest meslek sahiplerini bir araya getirerek teşkilat kuran, onlara sermaye sağlayan ya da serbest meslek kazancından pay alan kişiler.
Dava vekilleri, müşavirler, kurumlar ve tüccarlarla serbest meslek erbabının ticari ve mesleki işlerini takip edenler ve konser veren müzik sanatçıları.
Serbest meslek faaliyetinde bulunan kolektif ve adi şirket ortaklarıyla adi komandit şirketlerde komandite ortaklar.
5510 sayılı Kanun kapsamında sigortalı sayılan hekimler ve tıpta uzmanlık mevzuatına göre uzman olan kişiler.

Serbest Meslek Kazanç Defteri Nasıl Tutulur?

17 Aralık 2017 tarihli ve 30273 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 486 sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile serbest meslek erbaplarının (noterler ve noterlik görevini ifa edenler hariç) kayıtlarını 1 Ocak 2018 tarihinden itibaren elektronik ortamda tutması zorunlu hâle getirilmiştir. Bu kapsamda serbest meslek erbapları defter oluşturmak ve saklamak, vergi beyannamesi, bildirim ve dilekçe vermek gibi tüm işlemler için Defter-Beyan Sistemi’ni kullanmak zorundadır.

Elektronik ortamda belge düzenlenebilmesi amacıyla geliştirilen Defter-Beyan Sistemi’ni kullanma mecburiyeti 2025 yılında da geçerlidir. Takvim yılı içinde mükellefiyet kaydı yaptıran ve bu sistemi kullanması gereken mükellefler, kendileri veya yetkilendirdikleri kişiler aracılığıyla başvuru yapmalıdır. İşe başlama bildiriminin verildiği tarihten itibaren yedi iş günü içinde, mesai saati bitimine kadar gelir vergisiyle bağlı olunan vergi dairesine başvurulabilir. Aynı süre içinde başvuru defterbeyan.gov.tr adresinden de başvuru yapılabilir.

Serbest meslek kazanç defteri tutulurken şu adımlar izlenir:

Defter-Beyan sistemini daha önce kullanmayan mükellefler öncelikle www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden veya gelir vergisi yönünden bağlı oldukları vergi dairesi aracılığıyla başvuru yapmalıdır.
Sisteme girişte kullanılacak şifre bilgisi mükellef veya noterden yetkilendirdiği kişi tarafından gelir vergisi yönünden bağlı olunan vergi dairesine yapılacak başvuruyla alınabilir.
Sisteme giriş yapıldıktan sonra sol menüdeki “Sistem Yönetimi” başlığının altındaki “Defter İşlemleri” menüsüne girilir. İşlem yapılmak istenen dönem seçilir ve “Serbest Meslek Kazanç Defteri”ne, ardından da “İşlem Yap”a tıklanır. Bu aşamada “Varsayılan Olarak Ayarla” seçimi yapılırsa değişiklik yapılıncaya kadar sisteme her girişte seçilen dönem ve defter üzerinde işlem yapılır.
“Muhasebe Bilgileri” başlığının altındaki “Defter” menüsü tıklanarak defter türü seçilir. Hangi aralık için defter oluşturulmak isteniyorsa başlangıç ve bitiş tarihlerinden seçim yapılır. “Görüntüle” butonuna basıldığında defter görüntülenebilir.
Gelir ve gider kayıtlarının tümü sistem üzerinden elektronik ortamda gerçekleştirilir. Her işlem için tarih, belge türü, açıklama ve tutar gibi bilgiler girilir.
Fatura, serbest meslek makbuzu gibi belgeler de elektronik ortamda düzenlenebilir.
Sistemi kullanan mükellefler kâğıt ortamında defter tutmayacaklarından defteri notere tasdik ettirme gerekliliği yoktur.

Serbest meslek kazancı defteri tutan mükelleflerin birer aylık dönemlere ilişkin vergisel ve ticari işlemlerini sisteme kaydetmesi için belirlenen son tarihler şu şekildedir:

Kayıtlarını defter yerine geçen belgelere dayanarak tutanlar işlemin yapıldığı ayı izleyen ikinci ayın 15. gününün sonuna kadar,
Diğer mükellefler içinse işlemin yapıldığı aya ait KDV beyannamesinin verilmesi gereken son günün bitimine kadar.

Serbest Meslek Kazanç Defteri Örneği

Tamamen dijital ortamda oluşturulan serbest meslek kazanç defterleri serbest meslek sahiplerinin tüm gelir-gider kaydını içerir. Gelirlerin ve giderlerin eksiksiz hesaplanması ve doldurulması, elektronik defter kaydının doğru tutulmasını sağlar. Meslek grubunun gelir ve gider kalemlerini bilmek ve düzenli kaydetmek vergi beyannamesinin doğru hazırlanması için kritiktir. Farklı meslek gruplarının gelir ve gider örnekleri hakkında fikir sahibi olmak bu süreçte size yol gösterebilir.

Örneğin bir mükellefin 2024 takvim yılında avukatlık faaliyeti sonucu elde ettiği serbest meslek kazancı ₺2.100.000 olsun. Mükellefin iki konuttan elde ettiği kira geliriyse toplam ₺660.000 olsun. Bu mükellef, gayrisafi konut kira geliri olan ₺660.000’ndan götürü gider usulünde gayrimenkul sermaye iradının %15’i olan (660.000x%15) ₺99.000’nı gider olarak indirip kalan ₺561.000’nı beyan edecektir. Mükellef serbest meslek kazancını yıllık beyannameyle bildirecek ve toplam gelirini (₺2.100.000+₺561.000=₺2.661.000) beyan edecektir.

Bir diğer mükellef muayenehanesi olan bir doktor olsun. Bu doktor 2024 takvim yılında doktorluk hizmetinden toplam ₺2.450.000 hasılat elde etmiş olsun. Mesleki giderlerinin toplamıysa ₺845.000 olsun. Yıllık ₺210.000 Bağ-Kur primi ve küçük çocukları için ₺120.000 sağlık sigortası primi ödeyen mükellef, bireysel emeklilik sistemi katkı payı olarak da ₺70.000 ödemiş olsun.

Sağlık sigortası için ödenen primin tamamı, beyan edilen gelirin %15’ini (1.395.000x%15=209.250) ve 2024 takvim yılı asgari ücretin yıllık brüt tutarını (₺240.030) aşmaması şartıyla indirim konusu yapılabilir. Bireysel emeklilik sistemine ödenen katkı paylarıysa hiçbir suretle yıllık beyannamede vergi matrahının tespitinde indirilemez.

Serbest meslek erbapları kazanç temin etmemiş olsa bile yıllık beyanname vermek zorundadır. Böylece tüm giderler ve gelirler eksiksiz hesaplandığında beyannamede yer alacak toplam gelirler ve indirimler doğru gösterilmiş olur. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından her yıl yayımlanan vergi rehberlerini incelemek hem vergiden istisna durumları öğrenmek hem yükümlülükleri eksiksiz tamamlamak açısından önemlidir.

Mükellef’le Muhasebe ve Vergi Süreçlerinizi Kolaylaştırın!

Mükellef olarak istediğiniz ülkede şirket kurmanızı, muhasebe ve vergi işlemlerinizi kolayca yönetmenizi sağlamak için eksiksiz ve özenli hizmetler sunuyoruz. Şirket kurarken karşılaşılabilen sorunlara ve zaman zaman karmaşık olabilen muhasebe süreçlerine yönelik pratik çözümler üretiyoruz. Siz de online muhasebe ve vergi beyanı gibi hizmetlerimizden yararlanarak bürokratik işlem yükünüzü hafifletebilir, vergi yükümlülüklerinizi aksatmadan yerine getirebilirsiniz. Uzman ekibimizin size ulaşması ve ihtiyaç duyduğunuz konularda bilgi vermesi için hemen üye olun.

Sıkça Sorulan Sorular

Serbest Meslek Kazanç Defteri Ücreti Nedir?

2025 yılı serbest muhasebecilik asgari ücretlerine göre serbest meslek kazanç defteri tutma ücreti işletmenin büyüklüğüne ve defterin boyutuna göre değişmekle birlikte aylık yaklaşık ₺3.000 ila ₺20.000 arasındadır. Defter tutma ücretleri 1. grup iller arasındaki, nüfusu 5 milyondan fazla olan illerde %35, 3 milyondan fazla olan illerde % 20, 2 milyondan fazla olan illerde %10 ve 1 milyondan fazla olan illerde %5 oranında artırılarak uygulanır.