Muhasebe Defter Türleri Nelerdir?

İşletmelerin finansal kayıtlarını içeren muhasebe defterleri mali yönetimi kolaylaştırır. Farklı amaçlara hizmet eden muhasebe defterleri sayesinde ticari faaliyetler şeffaf ve izlenebilir hâle gelir. Sürdürülen finansal işlemlerin yetkili kurumlara düzenli şekilde sunulmasını sağladığı için oldukça önemlidir. Rehber niteliğindeki yazımızdan muhasebe defterlerinin ne olduğu, nasıl temin edildiği ve saklama süresi hakkında detaylı bilgi edinebilirsiniz.

Muhasebe Defteri Nedir?

Muhasebe defterleri şirketin haftalık, aylık veya yıllık zaman dilimlerindeki finansal işlemlerinin kaydedildiği defterlerdir. Muhasebe defterleri gelir tablolarını, bilançoları ve çeşitli finansal belgeleri oluşturmak için kullanılabilir. Defterde işletmenin kâr/zarar durumu, istatistiksel bilgileri ve satılacak malların maliyetleri yer alır. Düzenli tutulan kayıtlar üzerinden devlete ödenecek vergi tutarı ve ürünlerin satış fiyatı da hesaplanabilir.

Elektronik Ortamda Tutulacak Defterler

Mükellefler; 2025 yılı içindeki hesap döneminin başından itibaren yeni veya yeniden işe başlamışsa, sınıf değiştirmişse, yeni bir mükellefiyete girmişse ve vergi muafiyeti kalkmışsa e-defter uygulamasına geçiş yapmalıdır.

2025 yılı Yevmiye ve Kebir defterlerini e-defter olarak tutması gerekenler şu şekilde açıklanabilir:

509 Sıra Nolu VUK (Vergi Usul Kanunu) hükümlerine göre e-fatura uygulamasına geçme zorunluluğu bulunan mükellefler,
Türk Ticaret Kanunu’nun 397’nci maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabi şirketler,
Bilanço esasına göre defter tutmak zorunda olan mükellefler,
İhtiyari olarak bilanço esasında defter tutmayı tercih edenler.

Ticari Defterler

İşletmelerin muhasebe işlemlerinin planlı şekilde kaydedilmesini sağlayan defterlere ticari defterler denir. Muhasebe defterleri; gelirlerin, giderlerin, borçların ve alacakların kaydedilmesi sayesinde işletmenin finansal durumunu net şekilde görme imkânı sunar. İşletmelere bütçe kontrolü, finansal planlama ve iş stratejisi geliştirme konusunda kolaylık sağlar. Olası ticari davalar için mahkemede delil olarak kullanılabilir. Ticari defter türleri şu şekilde sıralanabilir:

Yevmiye Defteri,
Defteri Kebir,
Envanter Defteri,
Ortaklar Pay Defteri,
Yönetim Kurulu Karar Defteri,
Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri,
Damga Vergisi Defteri,
Diğer resmî defter türleri.

İşletmelerin finansal ve hukuki kayıtlarının tutulduğu muhasebe defterleri şu şekilde detaylandırılabilir:

Yevmiye Defteri

Yevmiye Defteri işletmelerin günlük olarak yaptığı finansal işlemlerin kaydedildiği deftere denir. Kayda geçirilmesi gereken işlemler, belgeye ve ispata dayalı evraktan çıkarılıp tarih sırasına göre maddeleme hâlinde düzenlenerek yazılır. Bu sayede işletmenin günlük gelirleri ve giderleri takip edilebilir. Mali akışın denetlenmesine ve sürecin izlenmesine yardımcı olur.

Yevmiye Defteri’ne her işlemin tarihi, miktarı ve açıklaması yazılmalıdır. Kaydedilen işlemlerin bir belgeyle tasdiklenmesi gerekir. Çalışanlar için yapılan ödemelerin kayıtları da Yevmiye Defteri’nde yer alması zorunlu işlemler arasındadır. Ayrıca muhasebe işlemleri işin gereğine ve hacmine uygun şekilde yazılmalıdır.

Defteri Kebir

Yevmiye defterine kaydedilen işlemleri sistemli bir şekilde ilgili hesaplara dağıtan ve bu hesaplarda düzenli olarak toplayan defterdir. Defteri Kebir resmî bir ticaret defteri olarak kullanılır. Hesap hareketlerinin takibi ve kontrolü için kullanılan etkili bir muhasebe defteridir.

İşletmenin finansal durumunun takip edilmesini ve kaydedilmesini sağlar. Kâr ve zarar hesaplamasının düzenli sürdürülmesi sayesinde raporlama süreçlerini kolaylaştırır. Vergi beyannamelerinin ve diğer vergi yükümlülüklerinin doğru şekilde yerine getirilmesine yardımcı olur.

Envanter Defteri

Ticari işletmenin açılışında ve her hesap döneminin sonunda alacakların, borçların, nakit varlıkların ve diğer mal varlıklarının değerinin kaydedildiği ciltli ve sıralı sayfalardan oluşan deftere denir. Muhasebe defterleri arasındaki bu defterle stok envanterinin ve amortisman listelerinin kaydı yapılabilir.

Envanter Defteri’ne makine ve ekipman gibi varlıkların bilgileri yazılmalıdır. Kaydedilen bilgilerle malzeme tüketimi ve envanter seviyeleri izlenerek işletmenin verimli çalışmasına katkıda bulunulur. Ayrıca işletmelerin mali tabloları, vergi beyannameleri ve benzeri belgeleri için de dayanak noktasıdır.

Ortaklar Pay Defteri

Sermayesi paylara bölünmüş komandit ve limited şirketlerde ortakların, anonim şirketlerdeyse pay sahiplerinin bilgilerini içeren, resmî bir defterdir. Kuruluşundan itibaren Pay Defteri’ni elektronik ortamda tutacak şirketlerin ilk kaydı, şirket sözleşmesindeki bilgilerin MERSİS üzerinden sisteme aktarılmasıyla oluşturulur. Ortağa ve ortaklığa dair bilgiler de kullanıcı tarafından elektronik Pay Defteri’ne eklenmelidir.

Fiziki defter tutan şirketlerse elektronik ortamda Pay Defteri tutmaya başladığında mevcut defterdeki güncel kayıtlar kullanıcı tarafından elektronik Pay Defteri’ne aktarılır. Rehin, intifa hakkı, haciz ve benzeri kısıtlamalar sisteme kaydedilmelidir. Sisteme eklenmesi gereken diğer bilgiler de pay devri ve ilgili durumlarda kullanılan onay kararıdır.

Yönetim Kurulu Karar Defteri

Anonim şirketlerdeki yönetim kurulunda ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde yöneticinin veya yöneticilerin şirket yönetimine dair kararlarını kaydettikleri defterdir. Yönetim Kurulu Karar Defteri, yönetim süreçlerinde ve stratejik kararlarda şirketin uzun vadeli hedeflerine ulaşması için oldukça etkilidir.

Üyelerden birinin önerisi üzerine, diğerlerinin yazılı onayıyla veya bazı üyelerin elektronik ortamda katılımıyla bir karar alınırsa bu durum ayrıca belirtilmelidir. Yönetim Kurulu Karar Defteri’ne fiziki ve elektronik ortamda toplantıya katılan üyelerin imzaları da eklenmelidir.

Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

Tüzel kişi tacirlerin genel kurul toplantılarında görüştükleri hususların ve alınan kararların kaydedildiği, ciltli ve sayfa numarası sıralı defterlerdir. Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri tasdike tabidir. Şirketin genel kurul toplantısı sırasında sorulan sorular, verilen cevaplar, sunulan önergeler ve alınan kararlar deftere işlenebilir. Hazırlanan toplantı tutanağı doğrudan deftere yapıştırılabilir.

Limited şirketlerde müdürün ve müdürler kurulunun şirket yönetimiyle ilgili aldığı kararlar bu deftere kaydedilebilir ya da ayrı bir Müdürler Kurulu Karar Defteri de tutulabilir. Müdürler Kurulu Karar Defteri tutulacaksa açılış ve kapanış onayları dâhil olmak üzere Yönetim Kurulu Karar Defteri’ne ilişkin hükümler geçerli olur. Kararlar, Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri’ne kaydediliyorsa 10. maddenin ikinci fıkrasında belirtilen hususların yazılması zorunludur.

Damga Vergisi Defteri

İşletmelerin ve vergi mükelleflerinin makbuz karşılığı yaptıkları ödemelerin ve istihkaktan kesilen damga vergilerinin kaydedilmesinde kullanılan defterdir. Damga vergisine tabi kâğıtlar defter tutulurken eklenmesi gereken bilgileri içerir. Damga vergisine tabi kâğıtlar şu şekilde sınıflandırılır:

Akitlerle İlgili Kâğıtlar: Belli parayı ihtiva eden kâğıtlar ve belli parayı ihtiva etmeyen kâğıtlar olmak üzere ikiye ayrılır. Akitlerle ilgili kâğıtlardan bazıları şu şekildedir:
- Kefalet, teminat ve rehin senetleri,
- Taksitle satış sözleşmeleri,
- Ön ödemeli konut satış sözleşmeleri,
- Tahkiknameler,
- Sulhnameler.
Kararlar ve Mazbatalar: Meclisler, resmî heyetler ve idari davalar dışında mahkemede verilen mazbata, ilam ve hakem kararlarıdır. Belli parayı ihtiva eden ve etmeyen olmak üzere ikiye ayrılır.
Ticari İşlemlerde Kullanılan Kâğıtlar: Ticari mütevadil senetler ve ticari belgeler olarak iki şekilde sınıflandırılır. Ticari işlemlerde kullanılan kâğıtlardan bazıları şu şekildedir:
- Emtia senetleri,
- Bilançolar,
- Gelir tabloları,
- İşletme hesabı özetleri.
Makbuzlar ve Diğer Kâğıtlar: Resmî daireler tarafından yapılan mal ve hizmet alımlarına ait ödemelerle ilgili kâğıtları kapsar. Beyannameler, SGK prim bildirgeleri ve çeşitli senetler bu sınıflandırma dâhilindedir.

Diğer Resmî Defter Türleri

Vergi Usul Kanunu’na göre tutulacak defterler Türk Ticaret Kanunu’nda belirtilen defterlerden farklıdır. Yevmiye, Defteri Kebir ve Envanter defterleri her iki kanunda da geçer. Diğer defterlerse şu şekilde detaylandırılabilir:

İşletme Defteri

İkinci sınıf tüccarların tutması gereken defter türüdür. Şirketlerin mali geçmişini gösterdiği için gerekli prosedürler uygulanırken İşletme Defteri’nden yararlanılabilir. İşletme hesabının sol tarafına gider, sağ tarafına da hasılat yazılır. Gider ve hasılat kayıtlarının sıra numarası ve kayıt tarihi gibi bilgileri içermesi gerekir. Gayrimenkul ve tesisat gibi amortismana tabi kıymetlerse işletme hesabına geçirilmemelidir.

İmalat Defteri

İmalat Defteri’ne emtianın cinsi, miktarı, giriş ve çıkış hareketleri gibi bilgiler eklenir. Yazılan bilgilerin sırayla kaydedilmesi gerekir. İlk sırada satın alınan ve müşterinin üretim için teslim ettiği her türlü ham madde ve ana yardımcı malzeme yer alır. Üretimde kullanılan ya da satılan ham maddeler ve ana yardımcı malzemeler ikinci sıradadır. Son olarak da imal edilen mamul maddeler ve teslim edilen mamul maddeler yazılır.

Bitim İşleri Defteri

İşletmenin faaliyet konusuna göre ayrıca tutulması gereken defterler arasındadır. Tekstil ve benzeri sektörlerdeki işlemlerin kaydedilmesini sağlar. Bitim İşleri Defteri’ni boyama, yazma, basma ve cilalama gibi ücretli işlerle uğraşan kişiler tutar. Deftere müşterilerden alınan mal, işlendikten sonra geri verilen mal, malın cinsi ve miktarı tarih sırasıyla yazılmalıdır. İşletmelerin üretim süreçlerini takip etmesini kolaylaştırır.

Ambar Defteri

Vergi Usul Kanunu’nun 209’uncu maddesine göre depo (ardiyeler dâhil) işletenler ve nakliye ambarları Ambar Defteri tutmalıdır. Kendi işlerinin gereğince Ambar Defteri’ne yazılan bilgileri içeren başka bir defter kaydı tutanlar bu defteri tutmakla yükümlü değildir. Ambar Defteri’ne yazılması gereken bilgiler şu şekilde sıralanabilir:

Malın ambara giriş tarihi,
Malın cinsi,
Malın miktarı,
Malın kime emanet edildiği,
Malın nereye ve kime gönderildiği,
Alınan nakliye ücreti.

Çiftçi İşletme Defteri

Gelir Vergisi Kanunu’na göre belirlenen yıllık satış hasılatının tutarını aşan çiftçiler gelirlerini ve giderlerini Çiftçi İşletme Defteri’ne kaydetmelidir. VUK’un 213. maddesi uyarınca zirai işletme hesabını içeren Çiftçi İşletme Defteri’nin sol tarafına giderler, sağ tarafına da gelirler yazılır. Gider ve hasılat kayıtlarına şu bilgilerin yazılması gerekir:

Sıra numarası,
Kayıt tarihi,
Muamelenin çeşidi,
Meblağ.

Serbest Meslek Kazanç Defteri

Serbest meslek erbabının tutması gereken defter türü serbest meslek kazanç defteri olarak adlandırılır. Belli bir kuruluşa bağlı olmadan kendi mesleki yeterliliğiyle çalışan kişilere serbest meslek erbabı denir. Hesap dönemi içinde serbest meslek faaliyetiyle elde edilen gelirden giderler çıkarıldığında kalan tutar serbest meslek kazancıdır. Bu kazanç basit usul yöntemiyle Serbest Meslek Kazanç Defteri’ne kaydedilir.

Yabancı Nakliyat Kurumlarının Hasılat Defteri

Yabancı nakliyat kurumları veya Türkiye’de bu kurumları temsil eden şube ya da acentalar Hasılat Defteri tutmakla yükümlüdür. Türkiye’de elde edilen hasılat tarih sırasıyla kaydedilmelidir. Hasılat Defteri yabancı nakliyat kurumlarının Türkiye’deki gelirlerinin doğru şekilde izlenmesini ve vergi yükümlülüklerinin yerine getirilmesini sağlamak için tutulur. Ayrıca sürdürülen işlemlerin raporlanmasını mümkün kılar.

Defterlerde Kaydedilmesi Zorunlu Bilgiler

Defterlerde bulunması gereken bilgiler şu şekilde sıralanabilir:

Defter	Asgari Olması Gereken Bilgiler
Envanter Defteri	Taşınmazların, alacakların, borçların, nakit para tutarının, varlıkların ve borçların değeri.
Müdürler Kurulu Karar Defteri	Limited şirketlerdeki müdürün veya müdürler kurulunun şirket yönetimine ilişkin kararları.
Defteri Kebir	Tarih, Yevmiye Defteri’nin madde sıra numarası, Tutar, Toplu hesaplarda yardımcı nihai hesapların isimleri.
Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri	Tüzel kişi tacirlerin genel kurul toplantılarında görüşülen hususlar ve alınan kararlar, Kollektif ve komandit şirketlerde yönetimle görevlendirilen ortaklar veya tüm ortaklar tarafından alınan şirket yönetimiyle ilgili hükümler.
Yevmiye Defteri	Madde sıra numarası, Tarih, Borçlu hesap, Alacaklı hesap, Tutar, Her kaydın dayandığı belgelerin türü, varsa tarihleri ve sayıları.
Ortaklar Pay Defteri	Pay sahibinin adı, soyadı ve ünvanı, Pay sahibinin iletişim bilgileri, Payın nominal değeri, Varsa intifa hakkı sahiplerinin kişisel ve iletişim bilgileri, Sahip olunan pay sayısı ve toplam tutar, Payın tertibi, Payın edinilme tarihi, Deftere kayıt tarihi, Payın senede bağlanıp bağlanmadığı ve türü, Payın edinimi ve devrine ilişkin gerekli açıklamalar.

Kişinin Hukuki Durumuna Göre Tutması Gereken Defterler

Kişinin hukuki statüsüne göre tutması gereken defterler farklılık gösterir. Türk Ticaret Kanunu uyarınca tacirin tutması gereken defterler şu şekilde açıklanabilir:

Kişinin Hukuki Durumu	Tutulacak Defterler
Tacir (Gerçek ve Tüzel Kişi)	Yevmiye Defteri, Envanter Defteri, Defteri Kebir.
Şahıs Şirketleri	Yevmiye Defteri, Envanter Defteri, Defteri Kebir, Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri.
Limited Şirketler	Yevmiye Defteri, Envanter Defteri, Defteri Kebir, Pay Defteri, Müdürler Kurulu Defteri, Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri.
Anonim Şirketler, Sermayesi Paylara Bölünmüş Komandit Şirketler, Kooperatifler.	Yevmiye Defteri, Envanter Defteri, Defteri Kebir, Pay Defteri, Yönetim Kurulu Karar Defteri, Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri.
Devlet, İl Özel İdaresi, Belediye ve Köy, Diğer Kamu Tüzel Kişileri Tarafından Kurulan ve Tüzel Kişiliği Bulunmayan Ticari İşletmeler, Kamu Yararına Çalışan Dernekler, Gelirinin Yarıdan Fazlasını Kamu Görevi Niteliğindeki İşlere Harcayan Vakıflar Tarafından Kurulan Ticari İşletmeler ile Bunlara Benzeyen ve Tüzel Kişiliği Bulunmayan Diğer Ticari Teşekküller.	Yevmiye Defteri, Envanter Defteri, Defteri Kebir.

Ticari Defter ve Belgeler Nasıl Temin Edilir?

VUK’ta belirtilen ve tutulması zorunlu ticari defterler elektronik ortamda tutulacaksa yapraklı defter şeklinde, elle tutulacaksa normal defter şeklinde piyasadan temin edilebilir. Ticari defter ve belgeler anlaşmalı matbaalardan ve meslek odalarından olmak üzere iki yerden alınabilir.

Ticari defter kayıt sürecinde esas alınan fatura, müstahsil makbuzu, gider pusulası ve sevk irsaliyesi gibi ticari belgeler anlaşmalı matbaalardan bastırılabilir. Anlaşmalı matbaaların dışındaki matbaalarda bastırılmış ticari belgelerin kullanılması için VUK’un ilgili hükümlerinde belirtilen bilgileri taşıması ve noter tasdikinin bulunması gerekir.

2025 yılından itibaren yevmiye ve kebir defterlerinin noter onay zorunluluğu ortadan kalkmıştır. Bu iki defter dışında kalan belgelerinse noter onay zorunluluğu devam etmektedir. Noter, tasdik etmiş olduğu ticari belge koçanının arkasına iki nüsha şeklinde düzenlenen Bilgi Formu’nun bir nüshasını yapıştırır. Diğer nüshasını da mükellefin bağlı olduğu vergi dairesine gönderir.

Mükellef belge teminini bağlı olduğu meslek odasından da gerçekleştirebilir. Özellikle basit usulde vergilendirilen mükellefler ticari belgelerini ve defterlerini meslek odalarından almalıdır. Mükelleflerin bulunduğu yerde bağlı oldukları oda veya birlik yoksa en yakın odaya, birliğe ve karma odaya kayıt yaptırabilir. Gerekli belgeler kayıt yaptırılan yerden temin edilebilir.

Ticari Defterlerin Saklama Süresi Nedir?

Türk Ticaret Kanunu’na göre her tacir tutmakla yükümlü olduğu ticari defterleri ve bu defterlere dayanak oluşturan belgeleri sınıflandırılmış şekilde on yıl boyunca saklamak zorundadır. Saklama süresi ticari defterlere yapılan son kaydın ve muhasebe belgelerinin ait olduğu takvim yılının bitiminden itibaren başlar. Vergi Usul Kanunu’na bağlı olarak belirlenen diğer defter türlerininse beş yıl saklama süresi vardır.

İşletmenizin Finansal Yol Arkadaşı: Mükellef

Mükellef olarak Türkiye’de ve dünya genelinde girişimcilerin iş fikirlerini hayata geçirmelerine yardımcı oluyoruz. Şirket kuruluşundan defter tasdik süreçlerine kadar her aşamada size rehberlik ediyoruz. İdari belgeleri kolayca hazırlamanızı ve yasal yükümlülüklerinizi hızlıca yerine getirmenizi sağlıyoruz. Siz de Mükellef’e hemen üye olun, sizi arayalım.

Yararlanılan Kaynaklar