E-Defter Nedir? E-Defter Geçiş Hadleri

E-defter uygulaması, geleneksel kağıt defterlerin yerini alarak işletmelerin muhasebe kayıtlarını dijital ortamda tutmalarını sağlayan dijital dönüşüm kapsamında bir güncellemedir. İşletmelere maliyet avantajı ve süreçlerini daha hızlı yönetmelerini sağlayacak bir yenilik olan e-defter uygulaması için geçiş sürecinde hangi gerekliliklerin yerine getirilmesi gerektiği oldukça önemlidir. Bu yazımızda, e-defter uygulaması hakkında tüm detayları ele alıyor ve sorunsuz bir geçiş yapmanıza yardımcı olacak kapsamlı bir rehber sunuyoruz.

E-Defter Nedir?

E-defter uygulaması, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında tutulması gereken yevmiye defteri ve büyük defterin (defter-i kebir) elektronik ortamda, belirlenen format ve standartlara uygun olarak hazırlanmasını sağlar.

E-defter uygulaması, defterlerin değişmezliğini, bütünlüğünü ve kaynağının doğruluğunu garanti etmesinin yanında, bu defterlerin dijital ortamda güvenli bir şekilde muhafaza edilmesini, ispat aracı olarak kullanılmasını ve açılış ile kapanış tasdiklerinin elektronik ortamda yapılmasını sağlayan bir uygulamadır.

Bu uygulamayı kullanan mükellefler, yevmiye defteri ve büyük defteri (defter-i kebir) kâğıt ortamında tutamazlar. Ancak yevmiye defteri ve defter-i kebir dışında tutmak zorunda oldukları defterleri kâğıt ortamında tasdik ettirmek ve tutmak zorundadırlar.

E-Defter Avantajları Nelerdir?

İşletmeler için önemli bir e-dönüşüm adımı olan e-defter uygulamasının avantajları şu şekildedir:

• Dosyalarınızı güvenli bir dijital ortamda saklayarak veri kaybı riskini azaltır. (Mükelleflerin defterlerini asgari 10 yıl süre ile muhafaza etmesi gerekmektedir.
• Arşiv maliyetlerini azaltır. Elektronik ortamda saklama sayesinde fiziksel arşivlemeye gerek kalmaz.
• Sayfa sayısına göre kâğıt bastırma ve noter onayı zorunluluğunu ortadan kaldırır.
• Mürekkep masraflarını ortadan kaldırır.
• Çevreye katkıda bulunur ve doğayı korur.

E-Deftere Geçiş Zorunlu Mudur?

E-deftere geçiş zorunluluğu bulunan belirli mükellef grupları bulunmaktadır. Bununla birlikte, Defter Beyan Sistemi dışında kalan mükellefler de bu e-defter uygulamasını isteğe bağlı olarak tercih edebilirler. E-defter uygulamasına isteğe bağlı olarak dâhil olanlar, başvurularını izleyen ayın başından itibaren defterlerini e-defter olarak tutabilirler.

E-Deftere Zorunlu Olarak Geçmesi Gerekenler Kimlerdir?

E-fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu olan mükellefler,

• Herhangi bir ciro sınırı aranmaksızın bağımsız denetime tabi olan şirketler,
• Başkanlık tarafından yapılan analiz veya inceleme çalışmaları neticesinde riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük olduğu tespit edilen mükellefleri veya mükellef gruplarını faaliyet, sektör ve ciro tutarına bağlı olmaksızın, yazılı bildirim yapmak ve geçiş hazırlıkları için en az 3 ay süre vermek suretiyle,
• E-Defter uygulamasına geçme zorunluluğu olduğu belirtilen mükellefler, tam bölünme, birleşme veya tür değişikliğine gitmeleri halinde devrolunan veya birleşilen tüzel kişi mükellefler veya ortaya çıkan yeni tüzel kişi mükellefler e-defter uygulamasına geçmek zorundadır.

E-fatura uygulamalarına geçiş zorunluluğu getirilen mükellef gruplarından, bazı mükellef gruplarının brüt satış hasılatı büyüklüğüne bağlı olarak, bazı mükellef gruplarının brüt satış hasılatından bağımsız olarak sadece faaliyette bulunduğu iş alanına bağlı olarak, bazı mükellef gruplarında ise hem brüt satış hasılatı hem de iş alanının birlikte dikkate alınmasına bağlı olarak e-fatura geçiş zorunluluğu getirilmiştir.

E-Defter Geçiş Hadleri 2024

Gelir İdaresi tarafından yayımlanan son tebliğ uyarınca (535 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği), faaliyet türüne göre e-faturaya geçmek zorunda olan mükellef gruplarının kapsamı genişletildi, sektör ayrımı yapılmaksızın brüt satış hasılatı limitleri kademeli olarak düşürüldü.

Sektör ayrımı yapılmaksızın, 2018, 2019 veya 2020 hesap dönemleri için brüt satış hasılatı 5 milyon ₺, 2021 hesap dönemi için 4 milyon ₺, 2022 ve müteakip hesap dönemleri için ise 3 milyon ₺ ve üzeri olan mükelleflerin e-fatura uygulamasına geçişi zorunlu hale getirilmiştir. Dolayısıyla bu şartları sağlayan e-fatura uygulamasına geçişi zorunlu olan mükelleflerin, e-defter uygulamasına da geçmeleri zorunludur.

E-Deftere Geçenler Ne Zamandan İtibaren E-Defter Tutmak Zorundadır?

E-fatura uygulamasına yıl içinde zorunlu olarak geçen mükellefler bakımından izleyen yılın başından itibaren, bağımsız denetime tabi olma şartlarını sağlayan mükellefler ise şartların sağlandığı yılı takip eden yılın başından itibaren geçmesi zorunludur. Bu doğrultuda, 2023 yılı hesap dönemi için brüt satış hasılatı 3 milyon TL veya üzeri olan mükelleflerin 01.07.2024 tarihinde e-faturaya, 01.01.2025 tarihinde ise e-deftere geçmeleri zorunlu hale gelmiştir.

E-Deftere Geçmeyenler için Ceza ve Yaptırımlar Nelerdir?

E-defter uygulamasına dâhil olmak zorunda olmasına rağmen uygulamaya dâhil olmayan mükelleflerin e-defter hesapları, zorunluluğun başladığı tarih itibarıyla Başkanlık tarafından re’sen açılır ve durum mükellefe bildirilir.

Bu bildirimin yapılmamış olması mükellefin e-defter uygulamasına dâhil olma zorunluluğunu ortadan kaldırmayacaktır. Bu mükellefler, e-defter uygulamasına dâhil olmaları gereken tarihten itibaren kâğıt ortamında defter tutamazlar, kâğıt ortamında tuttukları defterler hiç tutulmamış sayılır.

Zorunluluk getirildiği halde e-defter başvurusu geç yapılırsa ve verilen sürede geçiş yapılmazsa mükellefler hakkında Vergi Usul Kanunu uyarınca 1. derece usulsüzlük cezaları uygulanır. 2024 yılı için 1. derece usulsüzlük cezası anonim şirket ve limited şirketler için 20.000₺, sermaye şirketleri dışında kalan birinci sınıf tüccarlar için 10.000₺’dir ve bu tutarlar 2 kat uygulanır.

E-Deftere Geçiş için Gereklilikler Nelerdir?

E-defter uygulamasına geçiş gereklilikleri şu şekildedir:

• Gerçek kişi mükelleflerin Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) veya mali mühür temin etmiş olmaları,
• Tüzel kişi mükelleflerin mali mühür temin etmiş olmaları,
• Gerçek ve tüzel kişi mükelleflerin zaman damgası temin etmiş olmaları
• E-defterin tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın, Başkanlıktan uyumluluk onayı almış bir yazılım olması,
• Mükellefin mevcut programının e-defter formatına göre güncellenmesi,
• E-defteri mükellef saklayacaksa, Türkiye’de uygun arşivleme opsiyonunun gerekmektedir.

E-Defter Beratı Nedir?

Elektronik deftere ilişkin, Gelir idaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun defter dosyasının bir nevi özetini içeren bilgilerin bilgileri içeren ve mali mühür ile imzalanarak Gelir İdaresi başkanlığına mükellef tarafından beyan edilen elektronik dosyadır. (Dosyanın içeriğinde e-defter bilgileri, vergi mükellefi bilgileri, mali müşavirin bilgileri, vergi ayrıntıları bulunmaktadır.) Gelir İdaresi Başkanlığına beyan edilen elektronik defter beratları Başkanlık tarafından mühürlenerek mükellefe geri verilir. Mükellefler elektronik defter beratın onaylanmış halini almak zorundadır.

Gelir İdaresi Başkanlığının Elektronik Defter Beratı imzalamış olması defter içerindeki mali verilere uygunluk verilmiş olduğu anlamına gelmemektedir. Elektronik defter beratı sadece defter kaydını oluşturduğunuzun onaylanmasına yarayan, defterlerin yasal süreç kapsamında hiçbir şekilde değiştirilemeyeceğini temin eden önemli bir belgedir.

Defter üzerinde daha sonra herhangi bir küçük değişiklik yapılması durumunda, bu değişiklik mevcut berat üzerindeki imzalarla uyumsuz hale gelecektir. Mevcut imzalar, yapılan değişiklikleri ve defterin güncel halini doğrulamayacaktır; bu nedenle, değişiklik yapılan işlemler geçersiz sayılacaktır.

Yasal süreler içerisinde onaylanan beratlarında hata olduğu mükellef tarafından fark edildiğinde hatalı beratların silinip doğru beratların yüklenmesi gerekmektedir.

E-Deftere Geçen Mükellefler için Defter Tasdik İşlemleri Nasıl Yapılır?

E-defter uygulamasında tutulan Yevmiye Defteri ve Defter-i Kebir (Büyük Defter) için açılış, kapanış, onay, yenileme gibi işlemler ve noter tasdiki uygulaması bulunmamaktadır.

E-defter uygulamasına dahil olan mükellef defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayına ait elektronik defter beratı açılış onayı, son ayına ait elektronik defter beratı alınması kapanış onayı, diğer aylara ait beratların alınması ise ilgili aylara ait defterlerin noter onayı yerine geçer.

Açılış ve kapanış tasdikleri yerine geçen beratların yasal süreler içerisinde yapılmaması halinde Türk Ticaret Kanunu’nun 562/1-c maddesi hükmü gereğince her bir defter ve işlem için 2024 yılında 49.276₺ idari para cezası ve Vergi Usul Kanunu uyarınca 1. derece usulsüzlük cezası ile karşılaşılabilir. 2024 yılı için 1. derece usulsüzlük cezası anonim ve limited şirket için 20.000₺, sermaye şirketleri dışında kalan birinci sınıf tüccarlar için 10.000₺’dir ve bu tutarlar 2 kat uygulanır.

Ancak e-defter uygulamasına dahil olan mükelleflerin tutmak zorunda oldukları defterlerden yevmiye defteri ve defter-i kebir dışındaki defterleri kâğıt ortamında tasdik ettirmek ve tutmak zorunda olduğu unutulmamalıdır.

E-Defter Berat Yükleme Süreleri ve Tercihleri Ne Zamandır?

Aylık dönemler için oluşturulacak elektronik defter beratlarının aylık veya geçici vergi dönemleri bazında yüklenebilmektedir. Mükellefler, eğer geçici vergi dönemi bazında yükleme yapmak istiyorlarsa, hesap döneminin ilk ayında e-defter uygulaması üzerinden talepte bulunarak geçiş yapabilirler. Bu tercihin yıl içerisinde değişimi mümkün değildir. Örneğin hesap döneminin ilk ayında geçici vergi dönemleri bazında yükleme yapma tercihinde bulunan mükellef, bu tercihini sene içerisinde değiştiremez.

Ayrıca, geçici vergi dönemleri bazında yüklemeyi tercih eden mükelleflerin elektronik defter beratını 3 aylık toplu bir şekilde oluşturma hakları bulunmamaktadır. Aylık bazda beratların oluşturulması gerekmektedir.

E-defter uygulamasına dahil olan mükellefler, aylık yükleme tercihinde bulunması halinde defter ve berat dosyalarını ilgili olduğu ayı takip eden dördüncü ayın 10. gününe kadar, hesap döneminin son ayına ait berat dosyalarını, gelir veya kurumlar vergisi beyannamelerinin verildiği ayın son gününe kadar, yüklemek zorundadırlar.

Mükellefler geçici vergi dönemleri bazında yükleme tercihinde bulunması halinde geçici vergi beyannamesinin verileceği ayı takip eden ayın 10. gününe kadar, Ekim, Kasım, Aralık aylarının defter ve berat dosyalarının gelir veya kurumlar vergisi beyannamelerinin verileceği ayı takip eden 10. Gününe kadar yüklemek zorundadır.

Ayrıca, e-defter uygulamasına dahil olan mükellefler dahil oldukları aydan itibaren söz konusu defterlerini kâğıt ortamında tutamazlar. Ara dönemde e-defter uygulamasına geçen mükelleflerin kâğıt ortamında tuttukları defterleri başladıkları tarihi izleyen bir ay içerisinde notere kapanış tasdiki yaptırması gerekmektedir.

Zaman Damgası Nedir?

Zaman damgaları belli bir verinin belirtilen bir tarihte var olduğunu kanıtlamaya yarayan bir araçtır. E-defter sisteminde bir sorun oluşması sonucunda beratların yasal sürelerde yüklenememesi durumunda beratlara eklenen zaman damgası ile mükellefin yasal sürelerde beratı oluşturduğunun ispatı sağlanmaktadır.

Ancak, e-defter sisteminde sorun olmamasına rağmen yasal sürelerde yüklenmeyen beratlara eklenen zaman damgasının ispat aracı olarak bir mahiyeti bulunmamaktadır. Mükellefler tarafından beratları yasal süresi içinde e-defter uygulamasına yüklenmemesi halinde usulsüzlük cezası karşılaşılmaktadır.

E-Defter Geçiş İşlemleri Mükellef ile Çok Kolay!

Limited veya anonim şirketinizi Mükellef‘e taşıyarak e-deftere geçiş yapın, fiziki defterler için ödeyeceğiniz kırtasiye giderlerinden ve yaklaşık ₺10.000 tutarındaki defter tasdik masrafından tasarruf edin.